В одной из предыдущих статей мы рассмотрели понятие бизнес процессов и привели несколько их примеров в реальном бизнесе. Рассказали, по каким признакам можно понять, что компания нуждается в оптимизации и объяснили, в чем заключается ее суть. Данная тема достаточно объемная, поэтому мы решили разделить ее на серию статей, где будем постепенно разбираться и обозревать цели, методы и результаты. Прочесть первую статью об оптимизации бизнес процессов можно по ссылке.

В этой статье углубимся в тему оптимизации. Поделимся, как определить цели и выбрать метод оптимизации, который лучше всего подойдет именно вашей компании. Также расскажем о четырех основных шагах и о том, как правильно оценивать эффективность изменений. 

На каком этапе бизнесу нужна оптимизация

Чтобы управлять бизнес процессами, используется процессный менеджмент. Он заключается в том, что у каждого подразделения есть своя область деятельности и свой определенный продукт, есть своя сфера ответственности и измерения результатов. В каждой точке есть метрики, которые показывают, как идёт весь этот бизнес процесс. Например, реклама дает плохие показатели — значит, вскоре снизятся продажи. Всё это — часть процессного менеджмента.

Проектный менеджмент используют, когда процесс нужно как-то изменить. Например, нужно разработать новую услугу, которой никогда до этого не было. Что мы делаем сейчас: разрабатываем продукт, посвященный слияниям и поглощениям, Он нацелен на то, чтобы помочь владельцу бизнеса начать быстро увеличивать доход за счет покупки других компаний. Чтобы владелец начал правильно это делать, ему нужно помочь и объяснить.

В здоровой компании всегда есть и проектный и процессный менеджмент, и они сочетаются. Если мы хотим получить хорошо организованную компанию, то для создания новых продуктов нужен проектный менеджмент. А для грамотного функционирования всех уже существующих частей — процессный. 

Оптимизация становится необходимым элементом для дальнейшего развития тогда, когда компания от проектного менеджмента переходит к процессному. 

Как определить цели оптимизации бизнес процессов

Повышение эффективности и конкурентоспособности бизнеса похоже на гонку, в которой оптимизация бизнес процессов — основной механизм для достижения цели. 

Представьте, что ваш бизнес — это механизм, который работает как часы. Важно рассмотреть каждую шестеренку в этом механизме, чтобы понять, что уже работает хорошо, а что нужно улучшить. 

Задайте себе такие вопросы: 

• Какие части этого механизма работают эффективно? 
• Какие требуют доработки? 
• В каких местах теряются время и ресурсы? 
• От каких улучшения напрямую зависит доход компании?

После чего тщательно проанализируйте свои ответы. Они позволят вам чётко сформулировать цели для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.

Методы оптимизации бизнес-процессов

• BPM (Business Process Management)

Иными словами, управление бизнес процессами. BPM заключается в моделировании, автоматизации, контроле и улучшении бизнес-процессов. Главная цель — устранить неэффективные действия и повысить общую производительность отдела. Применение BPM может привести к значительному сокращению времени и ресурсов, необходимых для выполнения задач.

• Lean Management 

Это подход, цель которого схожа с предыдущей — устранение потерь времени и ресурсов. Однако Lean Management — это в первую очередь клиентоориентированный подход. Он сосредотачивается на создании ценности для покупателя и устранении того, что эту ценность не дает. Lean включает в себя ряд методик и инструментов, таких как 5S, Kaizen и Just-in-Time, которые помогают организациям выявлять и устранять потери.

• Six Sigma

Статистический подход, разработанный компанией Motorola. Он направлен на постоянное повышение количества выпускаемой продукции без потери ее качества. Six Sigma используется для избежания ошибок, минимизации издержек и улучшения производительности. 

• RPA (Robotic Process Automation)

Эта метод оптимизации появился не так давно и предлагает использование роботов, технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных проблем. Это позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более сложных и стратегических задачах.

Подготовка к оптимизации: 4 основных шага

1. Анализ текущего состояния

Это первый шаг на пути к оптимизации бизнес-процессов. На этом этапе необходимо провести детальный анализ всех текущих процессов в компании. Нужно изучить как отдельные операции, так и целые процессы, определить их эффективность, выявить проблемные места и возможные риски. Данный анализ может включать в себя аудиты, опросы сотрудников, анализ данных и другие методы.

2. Определение целей

После того как текущее состояние бизнес-процессов выявлено, следующим шагом является определение целей оптимизации. Эти цели могут включать в себя улучшение эффективности, сокращение затрат, улучшение удовлетворенности клиентов, увеличение доходов и т.д. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени (SMART).

3. Проектирование процессов

На этом этапе разрабатываются новые или улучшаются текущие процессы. Они должны быть разработаны с учетом заданных целей. В этом может помочь методика бережливого производства (Lean), сфокусированная на минимизации потерь, или Six Sigma, направленная на снижение вариабельности процессов и улучшение качества.

4. Реализация изменений

Внедрение новых процессов и контроль их эффективности. Этот этап может включать в себя обучение сотрудников, тестирование процессов на практике, сбор обратной связи и корректировку процессов по мере необходимости. Ключ к успешной реализации изменений — это четкое понимание целей и задач, обучение и поддержка сотрудников, а также готовность к пересмотру и адаптации процессов.

Как оценить эффективность оптимизации?

Для оценки эффективности внесенных изменений требуется комплексный подход. Необходимо определить и измерять ключевые показатели производительности (KPI), анализировать результаты и корректировать действия. Неотъемлемым элементом этого процесса является четкое определение этих KPI до начала процесса оптимизации.

Оценивая эффективность оптимизации, следует учесть три основных аспекта:

1. Достижение основных целей проекта по улучшению бизнес-процессов (BPI).
2. Количество затраченных на проект ресурсов.
3. Устойчивость внедренных изменений и что необходимо для их поддержания.

Важно отметить, что оценка рентабельности проекта может быть сложной задачей. Не все изменения можно измерить количественно, и не всегда их влияние можно выразить в денежном эквиваленте. Прибыльность компании зависит от успешности всей ее деятельности, а бизнес-процессы — это лишь один из инструментов управления.

Если оптимизация не привела к ожидаемому результату, возможно, была сделана некорректная постановка задачи. Вот почему важно рассматривать общую картину уже на этапе анализа и проектирования.

Заключение

Система оптимизации бизнес процессов нужна любой компании, которая о проектного менеджмента пришла к процессному. Когда есть подразделения, каждое из которых имеет свою область ответственности. Каждый сотрудник имеет свой ЦКП, и все результаты можно измерить. На этом этапе владельцу стоит проанализировать текущее положение и выявить слабые места, которые мешают развитию. Возможно, оптимизации требует процесс найма новых сотрудников или обслуживания клиентов. В то время как другие отделы пока могут обойтись без этого.

Метод оптимизации зависит от процесса, который в ней нуждается. Например, если нужно увеличить объем производства без потери качества продукции, лучше всего подойдет Six Sigma. При жалобах со стороны клиентов — Lean Management. И так далее. Но прежде чем приступать непосредственно к оптимизации, необходимо провести подготовку, которая состоит из четырех этапов. 

Эффективность проведенной оптимизации оценивается с учетом достигнутых целей, количества потраченных ресурсов и устойчивости изменений. Именно эти аспекты помогают составить целостную картину. А о том, как сделать бизнес независимым от личности владельца и довести его до высокого мультипликатора, вы узнаете на мастер-классе Александра Высоцкого «5 EXITS FOR A FOUNDER: Как предпринимателю выйти на следующий уровень, увеличив стоимость компании в 3-5 раз». Регистрируйтесь сейчас и масштабируйте свою компанию.