Управление проектами

Мир меняется, и, чтобы преуспеть, нужно находить новые способы решения задач. Одним из самых эффективных в вопросе достижения целей считается проектный подход (или проектный менеджмент, управление проектами, УП). Его инструменты используются не только в бизнесе, но и государственными организациями.

Понятие «проект»

Единого значения у термина «проект» не существует. Считается, что он произошёл от лат. «projacere» и переводится как «продвигать». В менеджменте, когда говорят об управлении проектами, под проектом понимают процесс достижения поставленных целей и выполнения определённых задач. Как правило, проект возникает вслед за проблемой, которую нужно решить, либо удачным случаем, воспользовавшись которым и приложив к которому усилия, компания сможет опередить конкурентов.

Есть и иное толкование, согласно которому проект (project) в управлении проектами — это перечень задач, которым присущи определённые признаки: конкретные цели, сроки (в отличие от операционной деятельности), направленность на реализацию целей. Наконец, согласно РМВoK Guide, проект — это ограниченное по времени мероприятие, цель которого заключается в разработке уникального товара, услуги или получении уникальных результатов.

Понятие «управление проектами»

Разобравшись с понятием проекта, можно определить управление проектами как действие, направленное на выполнение нужных задач с использованием ресурсов, которые есть в наличии (время, капитал, сотрудники). Согласно другому толкованию, под управлением проектами понимается использование знаний, методов, инструментов, чтобы удовлетворить требования к проекту.

В глобальном смысле суть управления проектами сводится к решению более мелких задач на пути к достижению цели компании. Но важно правильно сформулировать эти задачи, их сроки и определить исполнителя.

Чтобы отличить проект от чего-то иного, достаточно убедиться в нескольких моментах.

  • Он направлен на достижение результатов: разработку продукта, получение нужных показателей, причём наряду с основными при детализации задач могут возникать промежуточные результаты.
  • Подразумевает выполнение ряда взаимосвязанных действий, которые при этом координируются. Проект рассматривается как система промежуточных заданий. И важно следить, чтобы они своевременно выполнялись, иначе не удастся уложиться в сроки и выполнить главную задачу.
  • Ограничение по времени. Если операционная деятельность безгранична, то в проектной чётко определены начало (когда есть исполнитель, финансирование) и конец (достигнуты цели). Чтобы уложиться в срок, разрабатывают графики, где указываются задачи и время на их выполнение. И это один из самых ответственных этапов, ведь задачи новые и единоразовые, и понять, на какой период растянется их реализация, очень сложно.
  • Уникальность задач. Управление проектами — это не производственный цикл, где задания понятны и поставлены на конвейер. Каждая новая задача и новый проект уникальны, правда, если существующий отличается от завершённого (иногда они бывают очень похожи). В то же время даже абсолютно разные задачи легче решать, если есть в принципе опыт в управлении проектами.

Понятие «управление проектами»

История

Проектное управление существовало ещё в доисторическую эпоху. Так, строительство египетских пирамид, Китайской стены — это крупнейшие проекты. Правда, поскольку документов, отражающих этапы их реализации и процессы управления, нет, берутся в расчёт более поздние периоды.

Ф. Тейлор (1856—1915 гг.) серьёзно изучал менеджмент. В его время считалось, что эффективность труда зависит только от того, как долго и как много люди работают. Он же искал способы улучшения производительности труда без привлечения рабочих. На сталелитейных предприятиях идеи Тейлора сосредотачивались вокруг производственных задач (например, подъёма и перемещения тяжестей).

Его ученик Г. Гант заинтересовался последовательностью действий при работе. Впоследствии он создал те самые диаграммы, которые, немного усовершенствовавшись, используются до сих пор.

В 1950-х гг. в Америке разработали методики сетевого планирования, которые легли в основу методов управления проектами. Их разрабатывали, чтобы эффективнее использовать ЭВМ, а также при реализации проекта создания ракетной системы «Поларис». Когда оказалось, что все цели достигнуты, а программу «Поларис» завершили и вовсе раньше срока по плану благодаря умелой координации работ (а было задействовано 3800 подрядчиков, поставлено больше 60 тыс. задач), методики стали использовать гигантские корпорации, чтобы успешно конкурировать в условиях изменчивого рынка.

К слову, в 1930-х гг. идеи, сходные с теми, что лежат в основе сетевой диаграммы, отражающей работы по проекту и их взаимосвязи на графике, предлагались и в СССР. Управление проектами хотели задействовать при строительстве металлургического комбината, но необходимые вычисления не произвели, поскольку их могли позволить себе только большие корпорации и правительства, и идеи не популяризовали.

В 1980-х гг. управление проектами сформировалось в отдельную отрасль профдеятельности. В 1990-х гг. в ней наметились отдельные направления.

Классическая форма тройственной ограниченности

Примерно с 1950-х гг. стал использоваться треугольник управления проектами, отображающий баланс между масштабами проекта, временем, стоимостью (потом добавили качество). Сторона в нём — ограничение. Ограниченность времени определяют сроки, стоимости — бюджет, масштабов — ряд мер для получения результата.

Если меняется одна сторона, меняются и другие. То есть:

  • уменьшение сроков способно обернуться ростом денежных затрат и уменьшением масштабов;
  • урезание бюджета — увеличением сроков и уменьшением масштабов;
  • изменение масштабов — изменением сроков и затрат.

Согласно другому подходу к управлению проектами, чтобы уменьшить сроки, нужно привлечь больше работников и увеличить бюджет. Но, учитывая то, что задание выполнится раньше запланированного, больших затрат удастся избежать.

Классическая форма тройственной ограниченности

Подходы к управлению жизненным циклом (ЖЦ) продукта

В зависимости от вида проекта, различают несколько подходов.

  • Водопадный ЖЦ. Используется в управлении строительными проектами, если их содержание, масштабы почти не меняются на протяжении всего времени. Назван водопадным, потому что задачи передаются поэтапно, как в потоке.
  • Спиральный ЖЦ. Предусматривает разбивку цикла на 4 сектора — целеполагание, оценка рисков, разработка, итерация. Причём путь отображается в форме спирали, раскручивающейся и проходящей этапы разработки продукта. Жёстких требований к терминам и ресурсам нет, но есть предположение о критичности качества (имеется в виду степень удовлетворения потребностей — может быть достаточно дорогой). Минусы — риск потери фокуса из-за гибкости, высокие требования к квалификации специалистов по управлению рисками.
  • Бережливый стартап. Строится на предположении о чрезвычайных неопределённостях и рисках, характерных для стартапов (отсюда и название). Сводится к тому, что успех можно спланировать, если правильно управлять бизнес-процессами.

Роли в проекте

Чтобы разделить ответственность, в управлении проектами выделяют роли:

  • заказчика, он занимается целеполаганием, выявляет ограничения, назначает финансирование, контролирует выполнение;
  • исполнителя, он реализует проект по плану.

Роли в проекте

Могут вводиться роли инвестора, куратора (тот будет следить, чтобы проект отвечал интересам компании). Куратор должен тесно сотрудничать с руководителем проекта. Последний ответственен за выполнение проектной задачи в срок и без превышения бюджета. Как правило, для этого руководитель привлекает исполнителей к работе, контролирует их деятельность, отчитывается перед заказчиком и куратором, занимается прогнозированием, корректирует планы. Все его функции должны быть указаны в должностной инструкции.

Если роли грамотно распределены, при управлении проектом задачи выполняются в срок в рамках утверждённого плана.

Цель, успешность

Цель управления проектом заключается в выполнении предварительно поставленных задач при имеющихся ограничениях, в грамотном использовании возможностей, оперативном внесении изменений в ответ на риски.

Успешность оценивается участниками проекта через определенные методики:

  • по PMBOK — предусматривается договор с чётко прописанными требованиями; об успешности говорят, если работы выполнены, договор закрыт, показатель успешности единый для обеих сторон (заказчика и исполнителя);
  • по SCRUM: об успешности говорят, если заказчик доволен;
  • по PRINCE2: оценка даётся с точки зрения бизнеса, потребителя, исполнителя; если категории сбалансированы, результат достигнут.

КСУП

КСУП, или корпоративная система управления проектами, представляет собой совокупность методологии, информационной системы и административных средств для внедрения процессов управления в организации. С помощью КСУП можно достигать поставленных целей, реализовать стратегию.

Процедуры

Проектный подход формализует процедуры управления проектами. Согласно методу Oracle PJM (стандартный подход), они делятся на несколько групп:

  • контроль;
  • управление работами;
  • ресурсами;
  • качеством;
  • конфигурацией.

Процедуры управления проектами по PRINCE2:

  • начало проекта — формулируется краткое описание проекта (project brief), продумываются способы его реализации;
  • инициация — осуществляется планирование, экономическое обоснование, оценка рисков;
  • управление — принятие решений;
  • контроль стадий — выдача и приёмка заданий, отчётность;
  • управление производством;
  • контроль границ этапов для своевременного перехода между ними;
  • завершение.

Процедуры управления проектами

План, стандарты

Под планом управления проектами понимают утверждённый документ, описывающий содержание, границы проекта, бюджет, стандарты и др. Этот документ постоянно корректируется.

Стандарты относятся к ключевым понятиям управления проектами. Они делятся на международные, которые предназначены для международного применения, национальные, которые применяются внутри одной страны.

Международные — наиболее полные, так как, помимо прочего, включают консультирование, аудит, обучение. К ним относятся:

  • PMBoK — основывается на процессном подходе к управлению проектами;
  • ICB — на компетентностном подходе, то есть сводится к оценке кандидата;
  • ISO 10006 — группирует процессы по двум критериям: те, что сводятся к созданию продукта, то есть проектирование, производство, и, собственно, процессы управления.

Наиболее известные национальные: C-PMBOK (China), VZPM (Switzerland).

Методологии

В теории управления проектами под методологией понимают набор базовых принципов и процедур для управления проектом. От методологии зависит ход работы.

Рассмотрим самые популярные.

  • Waterfall, или водопадная. Классическая, состоит из 3 отдельных этапов: сбор и анализ требований, разработка подхода, внедрение и исправление ошибок. Чтобы перейти к новому этапу, нужно завершить предыдущий. Методология проста в применении, тем более что она опирается на документацию, где отражаются требования, но её результат напрямую зависит от правильности понимания требований.
  • Agile. Гибкая, не требует сбора требований, поскольку если они меняются, то продумываются и внедряются изменения в ответ на них. Риски срыва сроков проекта минимальны, так как есть все необходимые ресурсы, обратная связь от участников. Но, из-за того что нет чёткого плана, сторонам сложнее взаимодействовать.
  • PRINCE2. В её основе 7 принципов: регулярная проверка экономической выгоды, обучение на ранее полученном опыте, чёткая организационная структура и определение ролей, поэтапное управление, определение границ ответственности и отклонений, фокус на результатах, адаптация к условиям проекта. Поскольку эта методология управления проектами предусматривает детальное документирование и учитывает ранее полученный опыт, риски минимизируются. Но изменения при этом вносить сложно — надо переделывать документы.

Программное обеспечение

ПО объединяет программы для планирования, управления бюджетом, ресурсами, документирования и т. д. Выбирать его нужно в зависимости от задач.

Самые популярные:

  • Basecamp — одна из лучших для управления проектами, преимущества: удобство работы, возможность взаимодействия с клиентами;
  • Resource Guru позволяет планировать нагрузки, сообщать о статистиках сотрудников;
  • Asana упрощает процесс создания, назначения, управления задачами, позволяет осуществлять экспорт файлов с компьютера, Google Диска.

Можно выделить и другие программы, например: Trello, ActiveCollab, Podio, Taskworld.

Программное обеспечение

Управление проектами на профессиональном уровне

В последнее время бизнес всё чаще становится проектно-ориентированным. В частности, речь идёт о производственных, консалтинговых, инжиниринговых компаниях. Когда работа начинается с определения стратегии управления проектами и выявления задач для достижения результатов, реализовать задуманное удаётся в разы быстрее, тем более что если раньше под проектом понималась документация на возведение построек, то сегодня это комплекс мероприятий, направленных на формирование новых продуктов и услуг в рамках имеющегося бюджета, времени.

Мировая практика

Инструменты управления проектами активно применяются бизнесом в Америке и европейских странах. В Японии проектный подход используется в реализации всех инвестиционно-строительных проектов. В России эта область деятельности ещё только развивается, но об актуальности управления проектами говорят эксперты.

Так, в мире грамотное использование его инструментов позволяет экономить до 30% времени и до 20% средств. В случае активного внедрения и правильного использования методологии в российских компаниях проектный подход способствует и вовсе повышению экономики минимум на 15%.

Принципы управления проектами

Принципы управления проектами

Рассмотрим принципы УП.

  • Целенаправленность. Важная особенность управления проектами — в определении и формулировке целей.
  • Системность. Сводится к структурированию работы и реализации проекта к определённому сроку.
  • Комплексность. Предусматривает рассмотрение явлений, требований и их взаимосвязей как между собой, так и с основной целью.
  • Обеспечение. Согласно ему, должны быть все ресурсы, необходимые для реализации проекта.
  • Приоритетность. Означает, что при разработке и реализации проектов сначала выполняются более приоритетные задачи, согласно стратегии развития.
  • Экономическая безопасность мер. Просчитывается с учётом оценки вероятности появления убытков из-за невыполненных, но запланированных событий.

Преимущества УП

Для инвесторов:

  • прозрачность ведения проектов;
  • минимизация рисков;
  • экономия средств за счёт их более эффективного распределения.

Собственнику управление проектами позволяет стать конкурентоспособным, получить дополнительную прибыль.

Государство при условии грамотного использования методологий и инструментов лучше контролирует расходование денег, ресурсы. При этом снижаются риски.

Как научиться управлять проектами

Чтобы достигать поставленных целей и показывать результаты, важно придерживаться нескольких правил.

  • Уметь подбирать нужных людей, которые будут работать над проектом. Для этого важно понимать работу каждого изнутри, так как в противном случае контролировать её не удастся.
  • Планировать и организовывать работу людей, а для этого необходимо иметь навыки менеджера. По сути, руководитель проекта должен поддерживать связь со всеми функциональными подразделениями, следя за тем, чтобы они договорились и работа была выполнена в срок. Помимо прочего, здесь важно уметь договариваться, решать конфликтные ситуации.
  • Знать процедуры, методологии, инструменты в сфере и уметь их применять на практике.

И самое главное — не бояться непредвиденных ситуаций, ведь, что бы ни случалось, результат по проекту должен быть достигнут.

Основатели Business Booster
Статьи по теме
Close
Получить план
Пошаговый план выхода из операционки
Получите пошаговый план выхода из операционки прямо в свой WhatsApp