Роль первого отделения в организующей схеме компании

Сегодня мы расскажем об основной и главной функции первого отделения — отделения организационного построения. Это отделение описано в книге Александра Высоцкого «Оргсхема. Как разработать структуру компании», но даже тем, кто её читал, эта статья поможет дополнить и прояснить понимание его функций.

Этот материал является частью видеоурока, который входит в комплексную программу по развитию и акселерации бизнеса Business Booster. Мы публикуем короткую версию. Полный фрагмент видеоурока Александра Высоцкого смотрите ниже.

Первое отделение отвечает за создание и поддержание формы организации. Напомним, что такое организация. Это набор определённых функций и взаимодействие между ними. Организация может саморазрушаться. Это происходит по разным причинам: например, когда необдуманно меняют отлаженные функции квалифицированных, обученных работников; когда не переадресуют функции заболевшего или ушедшего в отпуск работника кому-то другому; когда кто-то из-за перегрузки перестаёт выполнять отдельные функции.

Другими словами, чтобы организация существовала, недостаточно её построить единожды. Её нужно продолжать строить и дальше, с ростом организации необходимо уточнять организующую схему, следует перераспределять некоторые функции и следить за тем, чтобы не было предпосылок саморазрушения. И это – основная роль первого отделения. Если вы как глава компании изначально выстраиваете организацию, то первое отделение должно подхватить работу в этой области, её продолжить, поддерживать эту организацию и совершенствовать, добиваясь отсутствия её разрушения.

Как создать эффективную форму организации и организовать столь же эффективную её работу?

В первую очередь необходимо определить, какие функции нужны компании. Нужно установить все жизненно важные функции и обязательно поместить их на оргсхему. Упущенная функция неизбежно повлечёт за собой проблему.

Второе, что нужно сделать – назначить ответственных за выполнение этих функций. Это очень близко к работе первого отделения. Ведь даже после того, как организация уже создана и функционирует, она продолжает развиваться: выявляются упущенные функции, перераспределяются уже существующие. Назначение ответственных за новые функции – это работа первого отделения совместно с руководителем.

Третье действие – наладить линии коммуникации, разработать стандартные формы писем, определить, как коммуницировать с клиентами в том или ином случае. И это тоже работа первого отделения.

Дальше нужно будет проверять, действительно ли используются эти линии коммуникации. И это уже четвертая функция отдела – поддержание движения частиц по установленным маршрутам. Понятно, что каждый работник на своём месте согласно инструкции выполняет свою часть работы, но первый отдел контролирует, чтобы коммуникация происходила именно так и именно в той форме, в которой она установлена и никак иначе.

Если не поддерживать форму организации, начинается её деградация вплоть до саморазрушения. И на то есть причины, связанные с человеческим фактором.

Во-первых, люди «садятся на любимого конька», выделяя в своей работы приоритетные функции и игнорируя необходимые, но не интересные им. И первое отделение отвечает за то, чтобы люди не делали этого, а поддерживали форму организации.

Во-вторых – существование спонтанных приоритетов, например, обслуживание выгодного клиента, которому все стараются угодить и при этом оставляют свои непосредственные обязанности.

В-третьих – разрушение линий, когда из-за отсутствия работника (отпуск, болезнь) функции, за ним закреплённые, перестают выполняться.

В-четвертых – отсутствие контроля производства. За это уже отвечает руководитель.

В-пятых – «обходы» работника, то есть когда за него выполняет работу кто-то другой. Декларируя принцип помощи и уважения в команде, руководитель должен в то же время настаивать, чтобы каждый выполнял именно свои функции, не выполнял работу за коллег. «Да, вы – одна команда, но у каждого в этой команде есть свои роли, поэтому никогда не делайте работу за вашего товарища. Вы можете помочь ему сделать его работу, вы можете подсказать, оказать моральную поддержку, и вы должны это делать. Но никогда не делайте за него работу. Потому что если вы делаете за кого-то работу, вы разрушаете организацию», – подчёркивает Александр Высоцкий.

Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >

Что же делает первое отделение?

Первое отделение поддерживает вашу организующую схему, добивается, чтобы все «имена» были на организующей схеме. Оно следит, нет ли каких-то упущенных функций, закрывает «кадровые дыры», поддерживает движение частиц, оно проверяет, как используются коммуникации. Первое отделение помогает следить за производством: именно туда стекаются отчёты о еженедельных статистиках, благодаря чему виден реальный уровень производства.

На оргсхеме первое отделение находится выше, чем другие, потому что у этого отделения особая роль. Оно создаёт организацию и поддерживает её форму, поэтому так важно, чтобы в структуре первого отделения работали люди или хотя бы один человек, который понимает роль и значение своей деятельности и способен эффективно выполнять свою работу.

Будущее системы управления и форма организации, которую вы построите, полностью будет зависеть от того, кто будет этим заниматься постоянно. Само ничего работать не будет.

Надеюсь, нам удалось до вас донести вот эту важную, особую функцию первого отделения – создание и поддержание формы организации.

Совладелец и управляющий партнер компании Business Booster, к.т.н., эксперт по созданию системных онлайн-школ, эксперт по созданию рекрутинговых автоворонок
Статьи по теме
Close