Любая компания — это набор бизнес процессов, от слаженности и качества функционирования которых зависит успех и прибыльность. Каждый из бизнес-процессов важен для полноценной работы, а в дальнейшем и роста.

Разработка и оптимизация бизнес процессов — это метод увеличения прибыли и сокращения времени на операционное управление компанией.  В этой статье я планирую детально рассмотреть основы оптимизации бизнес процессов, их суть и метод применения на примере реального бизнеса. 

Что называется бизнес процессом?

Бизнес процесс — это определенный набор действий, который выполняют сотрудники компании. Он имеет цель, и чаще всего этой целью является польза для заказчика. Количество процессов зависит от ниши и масштаба бизнеса. Подходы к оптимизации бизнес процессов тоже бывают разные. 

Каждый бизнес-процесс состоит из ряда этапов или шагов, которые нужно выполнять в определенной последовательности. На каждом этапе используются определенные ресурсы: люди, оборудование, материалы, информация и так далее. А результат этапа является началом следующего этапа.

Управление бизнес-процессами — это систематический подход к идентификации, проектированию, документированию, мониторингу, управлению и улучшению внутренней работы организации, чтобы улучшить операционную эффективность и достижение стратегических целей.

Реальные примеры бизнес процессов 

Приведу пример идеального процесса: менеджер получает заявку на изготовление и доставку товара. Он передаёт эти данные на производство. Производство, в свою очередь, сообщает о датах изготовления. Эту информацию сообщают клиенту и он ждет, когда все будет готово.

А процесс, который стоит оптимизировать, будет выглядеть так: менеджер вносит данные неправильно — человеческий фактор. Другой сотрудник, использует эти данные и делает неправильный заказ. Или совсем его не делает, потому что заявку потеряли. В итоге требуется множество дополнительных уточнений, сроки срываются, расходы вырастают, а клиент раздраженно говорит, что больше не свяжется с этой компанией. Конечно, такой пример довольно утрирован, но недоразумения и казусы чаще всего происходят именно с теми организациями, которые недостаточно оптимизировали внутренние бизнес процессы.

Вот еще несколько примеров бизнес-процессов, которые присутствуют в большинстве организаций:

1. Обработка заказов

Этот процесс включает в себя первичную коммуникацию с клиентом, подтверждение заказа, сборку товара, упаковку, отправку и дальнейшую обратную связь.

2. Найм сотрудников

Начинается с публикации вакансии на разных площадках и заканчивается адаптацией нового сотрудника на должности. В этот бизнес процесс входит отбор резюме, проведение собеседований и work offer — непосредственное предложение о работе для наиболее подходящего кандидата.

3. Создание продукта

От идеи или концепции до запуска готовой вещи. Обычно включает следующие этапы:

• исследование рынка; 
• проектирование и прототипирование;
• тестирование и производство.

4. Управление проектами

Охватывает все этапы проекта, от инициации до завершения. Среди этапов этого процесса планирование, выполнение, контроль и завершение проекта.

5. Обслуживание клиентов

В дополнение к первому этапу обеспечивает поддержку и помощь клиентам после покупки товара или услуги. К процессу обслуживания принадлежит обработка запросов, решение проблем и обратная связь.

Следует отметить, что конкретные бизнес-процессы будут варьироваться в зависимости от типа компании, ее размера, отрасли и целей.

Оптимизация бизнес процессов: основы

Суть оптимизации бизнес процессов заключается в том, чтобы проанализировать этапы каждой последовательности и упростить их. Каждый бизнес процесс можно усовершенствовать с  точки зрения времени выполнения, количества сотрудников, денежных средств и других ресурсов.

Малые и средние компании часто не понимают, как определить, нужна ли им оптимизация существующих бизнес процессов. В самом начале пути компания может и обойтись без оптимизации — в ней попросту нет смысла. 

Обычно бизнес начинается с идеи, которую владелец намерен реализовать. И когда проект только начинает свою деятельность, все силы направлены на привлечение аудитории и получение стабильной прибыли. Уже после достижения определенного уровня появляется необходимость в пересмотре стратегии и смене вектора.

Когда компании необходима оптимизация 

Понять, что наступил этап, когда без оптимизации будет сложно, вы можете по следующим признакам:

1. постоянно увеличивается количество сотрудников;
2. появляются новые департаменты, а уже существующие стремительно растут;
3. вы  не справляетесь со всем в одиночку;
4. появляются удаленные сотрудники или новые филиалы;
5. нет единой информационной системы компании.

Вот несколько серьезных «симптомов», которые могут указывать на то, что вашей компании необходима оптимизация внутренних бизнес процессов: 

• все решения принимаются очень медленно, руководители боятся что-то решать;
• операционная деятельность занимает слишком много времени: вы постоянно в собраниях, звонках и документах;
• команда попадает в подвешенное состояние, где никому ничего не понятно и все постоянно в напряжении;
• растет стоимость бизнес-процессов.

Как мотивировать руководителей и сотрудников на постоянную оптимизацию бизнес-процессов?

Мне нравится эта идея — ведь если сотрудники заботятся о повышении качества и оптимизации бизнес-процессов, результат не заставит себя ждать. К тому же, все, что не улучшается, постепенно ухудшается. 

Есть стандарты менеджмента качества (ISO) — мы регистрируем все отклонения, а также нанимаем сотрудников, которые с ними работают и принимают меры, чтобы отклонения не возникли снова. Они очень просты. Чтобы улучшить вашу ситуацию, предлагаю организовать такую игру: каждый, кто находит какую-то неэффективность или отклонения в качестве, сообщает об этом, набирает призовые баллы. Баллы все время рассчитываются и публикуются, после сотрудники могут получить призы. Людям это нравится!

Также организуйте совет по качеству, пригласите специалистов по производству, персоналу, продажам. Пускай он собирается раз в две недели, и рассматривает список этих отклонений. Задачей совета будет их обработка и соответствующие распоряжения. 

Идея быстрорастущего масштабируемого бизнеса проста: нужно выбрать те услуги, продукты и концепты, которые можно предоставлять в большом количестве, зарабатывать и при этом не ронять качество. Именно поэтому предметы искусства стоят дорого, потому что они в единственном экземпляре — в отличие от бизнеса. Чтобы быстро расширяться, вам нужен продукт массового производства.

Итог

Разработка и оптимизация бизнес процессов — важная составляющая функционирования любой компании. Оптимизация важна для поддержания всех аспектов деятельности и избежания возможных ошибок. Без должного улучшения кампания провалится в эмоциональное напряжение и недопонимания, а владелец будет загружен рутинными задачами вместо того, чтобы заниматься управлением.

Оптимизация нужна на том этапе, когда компания преодолела начальную черту и перешла из проектной деятельности к процессной. Когда уже есть определенная база клиентов, стабильный доход и штат сотрудников. На надобность оптимизации могут указывать различные факторы, среди которых, в том числе, рост стоимости всех бизнес процессов.