Более гибкие формы трудоустройства, включая фриланс и аутсорсинг, становятся нормой, требующей новых подходов и методов управления. Подрядчики выполняют критически важные функции, начиная от строительства и производства до IT-разработок и консалтинга.

Отсюда вытекает необходимость усиления внимания к вопросам выбора надежных исполнителей и строительства продуктивных взаимоотношений с ними.

При этом, многие руководители и менеджеры по-прежнему недооценивают важность системного подхода к управлению задачами при работе с подрядчиками. В результате страдает как качество выполняемой работы, так и сроки проектов. Эффективное взаимодействие требует глубокого понимания процессов управления, а также умения четко ставить задачи и контролировать их исполнение. В этой статье расскажу о ключевых аспектах подготовки к сотрудничеству с подрядчиками, что поможет максимизировать продуктивность сотрудничества и минимизировать потенциальные риски.

Подготовка к сотрудничеству

Перед тем как начать работу с подрядчиками, важно проделать значительную подготовительную работу. Этот процесс предполагает тщательный анализ задач, которые предстоит выполнять внешним исполнителям, определение целей и задач, а также формулирование конкретных ожиданий и требований к их выполнению. Подготовительный этап — это основа, на которой будет строиться вся дальнейшая работа, и от его качества зависит общая эффективность взаимодействия с подрядчиками.

Анализ задач и определение требований

Первым шагом является анализ задач. Он предполагает всестороннее изучение и формулирование тех заданий, которые должны быть решены с помощью подрядчиков. Важно понимать не только саму суть задачи, но и контекст, в котором она будет выполняться, а также каковы конечные цели и какие результаты должны быть получены. Это требует глубокого погружения в детали предстоящего проекта и разработки четкого технического задания, в котором будут учтены все аспекты работы.

Четкое определение целей и ожиданий

Ключевым моментом является установление ясных и измеримых целей для подрядчиков. Это не просто список желаемых результатов, но и конкретные сроки, критерии качества, бюджетные ограничения и любые другие параметры, которые помогут оценить эффективность их работы. Ожидания должны быть сформулированы таким образом, чтобы у подрядчика не оставалось сомнений относительно того, что от него требуется.

Формирование договорных отношений

Следующий шаг — это правовое оформление отношений, которое предполагает подписание договоров и соглашений. Здесь важно грамотно прописать все условия сотрудничества, ответственность сторон, сроки и порядок расчетов. Договор должен защищать интересы обеих сторон и быть составлен так, чтобы исключить любые неоднозначности в толковании его положений.

Управление коммуникациями

Эффективное управление задачами невозможно без налаженных коммуникаций. Необходимо установить четкие каналы связи с подрядчиками и правила их использования. Это может быть регулярный отчет по электронной почте, обновления статуса в специализированных системах управления проектами или регулярные совещания по видеосвязи. Ключевая задача — обеспечить постоянный поток информации и возможность для оперативного решения возникающих вопросов.

Организация взаимодействия с контрагентами

Управление человеческими ресурсами — ключевой аспект любого бизнеса, включая взаимодействие не только с сотрудниками, но и с внешними исполнителями. Эффективное управление начинается с четкого определения задач, лучше всего фиксируя их на бумаге, независимо от размера и сложности задания.

Мы используем собственно разработанную систему — платформу Business Booster Platform для распределения заданий и мониторинга их исполнения. Подобные инструменты позволяют отслеживать прогресс задач и их текущее состояние на каждом этапе. Однако даже без использования специализированных программ, регулярные проверки хода выполнения задач являются обязательными.

Взаимодействие с подрядчиками моей организации

В течение трех лет наша компания успешно сотрудничает с подрядчиками по YouTube. Они отвечают за производство контента, написание сценариев, участие в съемках и т.д. По завершении процесса съемок подрядчиками занимаются оптимизацией видео, созданием превью, формированием названий и загрузкой материала на платформу с описанием. Все эти операции полностью лежат на их плечах. За время сотрудничества подрядчики стали настоящими союзниками, более того, они воспользовались нашими услугами и теперь лучше понимают наши цели и задачи, что существенно повышает эффективность совместной работы.

Рекомендации для работы с контрагентами

Важно создавать отдельные чаты для каждого проекта, куда будут входить все задействованные стороны. В нашем случае, для проектов на YouTube мы организуем чаты, где собираются все подрядчики, основатели компании и менеджер проекта, который координирует проект, устанавливает даты съемок, контролирует публикации, составляет расписание и технические задания для тизеров.

Помимо группы проекта, у нас есть отдельный чат для финансовых вопросов, где менеджер проекта и специалист отдела расходов обсуждают вопросы оплаты. Каждый проект или задача должны иметь свои коммуникационные площадки для эффективного взаимодействия и прозрачности процессов.

Стратегии обеспечения выполнения работы

Основополагающий принцип управления — это четкое и документированное определение задач. Подтвердите понимание и приемку задачи контрагентом, регулярно осуществляйте промежуточные проверки. Также важно в контрактах предусматривать условия на случай невыполнения задач в срок или несоответствия качества работ.

Заключение сервисного контракта

С каждым подрядчиком необходимо заключить договор на предоставление услуг, в котором будут четко прописаны условия, касающиеся сроков и качества работы. Это важно, поскольку вы берете на себя обязательства перед клиентами и должны быть уверены в том, что контрагенты справятся с возложенными на них задачами.

Осуществляйте проверку на каждом этапе

После подписания контракта важно устанавливать регулярные этапы проверки выполнения работы. Необходимо поддерживать связь с подрядчиком, выяснять потенциальные трудности, текущее состояние дел и соблюдение сроков. Хотя такой подход не гарантирует абсолютного следования графику, он значительно увеличивает шансы на то, что обязательства будут выполнены в срок.

Мотивация для регулярного контроля в том, что люди могут отвлекаться, допускать ошибки, забывать или недопонимать поставленные задачи, что может привести к утрате интереса к работе. Невнимание к процессу может усилить риски невыполнения поручений. И если вы не будете интересоваться ходом работы, может случиться так, что некоторые задачи останутся невыполненными, и вам придется столкнуться с нежелательными последствиями: упущенные сроки и проекты.

Помимо этого, существует простой паттерн: часто подрядчики не укладываются в сроки из-за избытка заказов, отдавая предпочтение тем клиентам, которые настойчивее следят за выполнением работ.

Будьте требовательны

Важно требовать от подрядчиков, чтобы в вашей компании был специалист, ответственный за координацию их работы. От его умения работать с подрядчиками напрямую зависит успех проектов. Убедитесь, что этот человек осознает свою роль и значимость выполнения задач в срок. Часто в компаниях пренебрегают четким разграничением ответственности, что приводит к путанице и неэффективности.

Четкое определение функциональных ролей в организации и понимание кто за что отвечает, является краеугольным камнем в строительстве структурированного и успешного будущего для компании.

Заключение

Эффективное управление подрядчиками критически влияет на успех предприятия. Правильная постановка задач, автоматизированный контроль и создание системы четкой коммуникации между всеми участниками проекта обеспечивают отслеживание прогресса и выполнения работы. Взаимопонимание и приверженность между бизнесом и подрядчиками существенно повышают качество их взаимодействия. Ключевые стратегии включают в себя:

– документальное утверждение заданий;

– формирование общих групп для общения по каждому проекту;

– заключение соглашения о предоставлении услуг;

– регулярный контроль на всех этапах работы;

– последовательность и требовательность.

Эти подходы помогут максимизировать эффективность ваших взаимоотношений с подрядчиками и предотвратят проблемы с несоблюдением сроков и недовольство клиентов.

Ещё больше об управлении сотрудниками я расскажу на мастер-классе «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена». Регистрируйтесь, если хотите прокачать свой бизнес.