Методы управления проектами

В последние годы набирает популярность проектный менеджмент. По сути, это проектный подход к достижению целей. В рамках этого подхода компании разной величины, работающие в разных сферах бизнеса, создают проектные команды для решения тех или иных задач (выполнения проектов). Для координации действий сотрудников, работающих над этими задачами, используют разные методы управления проектами. В статье упоминаем самые популярные из них, а также рассказываем об их особенностях.

Понятие методов управления проектами

Чтобы уяснить, что представляет собой термин, надо знать его определение и определения других близких понятий, которые к тому же часто путают:

  • метод — это набор принципов и приёмов для осуществления какой-то деятельности, то есть это техника или способ выполнения какой-то работы;
  • методика — это алгоритм использования разных методов для достижения своей цели, её ещё называют фреймворком;
  • методология — это совокупность методов, которые применяются для решения конкретных задач, её ещё называют моделью.

Существует много методов проектного управления, но на практике ни один из них не позволяет решать глобальные цели компании (лишь задачи), поэтому руководитель должен знать хотя бы основные, чтобы уметь выбирать из них подходящие для разных ситуаций.

Краткая история проектного управления

Проектное управление использовалось ещё во времена строительства египетских пирамид, хотя данные о применяемых тогда способах или системах управления не сохранились. Поэтому принято считать, что зародился проектный менеджмент в 50-е гг. ХХ века в США, когда там разработали методики сетевого планирования в рамках работы над Polaris Missile Project. Проект предполагал создание одноимённых баллистических ракет для атомных подводных лодок, причём сначала надо было провести научные исследования, а потом уже наладить производство.

В общем, было задействовано больше 3800 подрядчиков, но они управились с задачами даже раньше срока. Опыт управления ими и координации их работы впоследствии взяли за основу большие корпорации, чтобы сохранять конкурентоспособность в условиях изменчивого рынка. Так стал развиваться проектный менеджмент. Методики сетевого планирования, использованные в проекте Polaris Missile Project, стали базой для разработки методов проектного управления.

Важные моменты:

  • Примерно в то же время появилось понятие треугольника управления проектами, который отражает баланс между объёмом работы, стоимостью и временем (внутри треугольника — качество). Стороны треугольника равны, но если меняется хоть одна из них, меняются и другие. К примеру, если урезается бюджет, уменьшаются масштабы производства или растут сроки, а если уменьшаются сроки — растут расходы и т. д. Понимая эти моменты, руководители могут планировать свою работу в тех или иных условиях.
  • С 1980-хх гг. проектное управление сформировалось в отдельную отрасль благодаря распространению компьютеров и интернета. Стали реализовываться сложные проекты: тоннель под Ла-Маншем (возведением занимались не только строительные компании, но и инжиниринговые, а также финансовые институты и другие организации), проект Space Shuttle. К слову, трагедия, которая случилась с шаттлом «Челленджер», показала важность процедур управления качеством и управления рисками.

Сегодня существуют также системы управления проектами, которые используют разные компании, чтобы ускорять, контролировать и координировать работу нескольких специалистов по достижению целей.

Базовые термины проектного управления

Следует выделить:

  • Agile. Это гибкий подход к управлению проектами. Он позволяет минимизировать риски в работе, например, когда задачи выполняются поэтапно одна за другой (каскадная модель) и вдруг заказчик решает изменить требования, из-за чего приходится всё переделывать и начинать сначала. Исключить такие ситуации позволяют Agile-методы за счёт своей гибкости.
  • Критический путь — ряд задач, выполнять которые нужно в чёткой последовательности и за определённое время. Метод критического пути — это инструмент планирования в управлении проектами. С его помощью можно выявлять критические и некритические задачи, чтобы укладываться в сроки.
  • Временной резерв — время, на которое работа по плану может быть задержана.
  • Событийная цепочка процессов — диаграммы, которые применяют для моделирования и реорганизации бизнес-процессов. Под диаграммами понимается комбинация событий и функций. Для каждой функции могут выбираться участники.
  • Менеджер проекта — тот, кто планирует, контролирует работы по проекту и отвечает за него.
  • Ресурсы — то, что необходимо для реализации задач (оборудование, специалисты, время и т. д.).
  • Содержание проекта — работы, которые нужно выполнить.
  • Веха — ключевой момент, переход на новую стадию реализации проекта.
  • Спринт — это временной отрезок в Scrum, за который создаётся продукт или его часть.

Популярные подходы и методы управления проектами

Прежде всего следует описать вышеупомянутую каскадную модель, поскольку это наиболее простой способ управления. Работы по продукту разбиваются на этапы, а те выполняются последовательно.

Этапы:

  • идея и её обсуждение;
  • инициация — анализ требований и обсуждение способов реализации, сроков, бюджета;
  • проектирование, если планируется разработка продуктов, ПО, сайтов;
  • непосредственно разработка (в IT-проектах);
  • тестирование;
  • передача продукта заказчику.

Каскадная модель — это базовый подход, но сегодня он используется не так часто и преимущественно в строительстве и разработке инженерных систем, поскольку не даёт возможности изменять требования к проекту (если они изменятся, надо всё начинать сначала). Другое дело — Agile.

Agile

Это методология управления проектами, которая позволяет разбивать проект на инкременты (подпроекты) и работать над ними. Если нужно, можно вносить изменения, чтобы сделать продукт, отвечающий требованиям заказчика.

Agile широко используется при разработке инновационных продуктов, поскольку позволяет подстраиваться под изменяющиеся требования. На его основе был разработан ряд гибких методов, фреймворков, в том числе Scrum.

Scrum

Это методика управления проектами, помогающая организовать совместную работу. Чаще всего используется при разработке IT-продуктов, хотя её можно адаптировать под любые условия. Она, так же как и Agile, подразумевает деление проекта на части и определение самых важных частей, по которым в первую очередь будут проводиться работы. В ней есть спринты — временные отрезки на выполнение работ. Перед каждым из них можно ещё раз обсудить требования и, если нужно, внести изменения. Также есть ежедневные обсуждения задач членами команды.

Lean

Это метод управления проектами и философская концепция для экономии ресурсов и получения наилучшего результата. Также предполагает деление проекта на подпроекты, но является более гибким, чем Scrum и используется там, где важно качественно реализовать все этапы задуманного. Это достигается ещё и за счёт того, что в этом методе нет чётких временных отрезков, что позволяет более скрупулёзно проработать все задачи.

Kanban

Это метод, предполагающий деление работы на этапы, которые изображаются в виде столбцов. Задачи прописываются на карточках, а те — перемещаются по этапам. При этом ограничений по времени нет, важно просто завершить процесс. Если надо, количество задач можно менять, выполняя их по принципу приоритетности.

Kanban — один из основных методов управления проектами, которые широко используются в разных компаниях. Но у него есть существенный недостаток — отсутствие жёстких дедлайнов, из-за чего он может не подойти некоторым командам.

Six Sigma

Это методология, которая по большей части позволяет управлять процессами. Её основная задача — исключить брак производства (её разработал инженер «Motorola»).

Её особенности:

  • предсказуемость процессов;
  • возможность описать бизнес-процессы, проанализировать, улучшить;
  • наличие двух подходов в работе, в зависимости от того, создаёте вы или улучшаете продукт.

К слову, у Six Sigma есть ряд инструментов (регрессионный анализ, кривая Парето и т. д.).

PRINCE2

Это методика управления проектами, которая широко используется во многих странах. И всё благодаря тщательному планированию, грамотной организации работы на каждом из этапов проекта и своевременному устранению недоработок.

Преимущества:

  • наличие уровней управления;
  • возможность последовательно выстроить работу;
  • возможность распределить ответственность.

Основной недостаток — отсутствие инструментов для проектной работы.

Другие методы

Чаще всего используются:

  • BF — методология, ориентированная на получение выгод от реализации проекта и увеличение прибыли.
  • XP — экстремальное программирование. Суть методологии заключается в том, чтобы начать работу, а потом уже выбрать направление, миссию. Применима только к программированию.
  • PBPM. Процессно-ориентированный подход. Также предполагает разделение работы на этапы с дедлайнами и исполнителями.

Как выбрать метод управления проектами

Следует отметить, что универсальной методологии не существует, её надо выбирать индивидуально под каждый проект. При выборе ориентируйтесь на цели, масштаб проекта, сложность, сроки выполнения, поскольку одни методологии позволяют ускорить работу, в то время как другие — сделать её более основательной, исключить риск возникновения неполадок, брака.

Также может иметь значение индустрия, ведь есть методологии, которые применимы только в программировании. Ещё один момент — профессионализм команды и её дисциплинированность.

Выводы

Есть разные методы, методологии и методики управления проектами, у каждой из которых свои задачи и возможности. Хорошо, если руководитель будет разбираться хотя бы в основных методах, чтобы выбрать оптимальный для того или иного проекта. Это может быть методология Agile и её фреймворк Scrum (последний незаменим там, где нужны быстрые результаты), Lean (позволяет выдерживать стабильно высокое качество и экономить ресурсы), Kanban (применяется, если не так важны дедлайны) и др.

Основатели Business Booster
Статьи по теме
Close