На любом производстве, в любой компании выполняется множество разных бизнес-процессов, цель которых сводится к созданию товара или услуги. С развитием бизнеса количество этих процессов будет расти, и, если их не опишут, не выстроят в одну схему, структурировав, автоматизировав всё, что возможно, управление компанией будет только усложняться. Соответственно, классификация бизнес-процессов — это возможность навести порядок в компании, уйти от хаоса и выстроить все выполняемые операции в такую схему, которая бы позволила бизнесу эффективно функционировать и развиваться, а его владельцу — успешно управлять им.

Понятие и составляющие бизнес-процесса

Под бизнес-процессами (БП) понимают операции, действия, которые регулярно выполняются на предприятиях с использованием ресурсов и работают на создание ценности для потребителя (продукта). В любой компании насчитываются десятки таких постоянно повторяющихся функций, от которых зависит конечный результат.

Надо сказать, что для повышения эффективности работы у каждого бизнес-процесса должен быть менеджер — тот, кто будет управлять им и отвечать за результат. Должен быть и владелец, он также отвечает за результат, но при этом может вносить изменения в порядок выполнения бизнес-процесса. Наконец, должен быть потребитель — тот, кто получает результат от выполнения БП. Причём потребитель бывает:

• Внутренним. Это кто-то из организации. Представьте себе предприятие, которое занимается изготовлением шин. Помимо непосредственно производства оно будет заниматься ещё и закупкой сырья для него. Потребителем процесса закупки сырья выступает производственный отдел, так как сырьё нужно ему для работы. Это внутренний потребитель.
• Внешним. Это кто-то вне организации. Если брать тот же пример, то потребителем процесса производства шин будут выступать магазины, которые закупают шины на продажу. Или непосредственно покупатели, если продукция реализуется со склада.

В любом случае потребитель задаёт требования к результату выполнения бизнес-процесса. Результат должен быть также обязательно, иначе операция становится бессмысленным времяпрепровождением.

Составляющие бизнес-процесса

Составляющими бизнес-процессов называют:

• Вход. Это начальная граница процесса, точка, в которой он начинается и где он соприкасается с другими процессами, если они есть. Иногда выделяют ещё и событие начала бизнес-процесса. Им может быть наступление какого-то момента (процесс подготовки бухгалтерской отчётности обычно осуществляется в определённые числа месяца) или появление какой-то ситуации (подписан договор на производство, и работа начинается). На входе всегда есть объект (материальный, информационный), который по ходу работы преобразуется в выход.
• Выход. Это конечная граница процесса, точка, где он заканчивается. Результатом выхода также будет продукт или услуга.
• Технологию. Это методы, с помощью которых достигается нужный результат и вход преобразуется в выход.
• Ресурсы. Они также есть в структуре бизнес-процесса, так как это средства, которые задействуются в ходе работ, но не преобразуются в результат. Ими могут выступать: специалисты, которые выполняли эту функцию, оборудование, ПО, транспорт, технологии, даже знания, которые при этом применялись.
• Требования. Это ожидания заинтересованных сторон или самой организации от результата выполнения БП. Требования, как правило, прописываются в документах.

Ещё в качестве составляющей бизнес-процессов могут выделять показатели управления им, по которым судят о качестве работы. При этом анализируются не только результаты БП, но и затраченные ресурсы, степень удовлетворённости потребителя и т. д.

Классификация бизнес-процессов

Рассмотрим, какие бывают бизнес-процессы.

По выполняемой ими роли

По функции БП делятся на:

• Функциональные. Это те, которые обеспечивают выполнение основных задач компании. К примеру, если она производственная, значит, это производство продукции. Также сюда будут относиться: процесс разработки новых товаров, их реализации, поиск и наработка клиентской базы.
• Структурные. Это те БП, от выполнения которых зависит функционирование бизнеса. То есть это подбор персонала в организации, контроль финансов, управление безопасностью бизнеса и т. д.

По влиянию на добавочную стоимость

По этому критерию БП подразделяются на:

• Основные. Это те, от которых напрямую зависит процесс создания продукта для конечного потребителя. Так, для предприятия по производству шин это непосредственно процесс этого производства. То есть это целевые операции, которые обеспечивают доход. Сюда же можно отнести и производство упаковки, если она предусмотрена, так как она добавляет стоимость продукции и за неё тоже платит клиент. А также закупку сырья для производства, заключение сделок по продаже, иными словами, весь цикл процессов, от которых зависит прибыль.
• Обеспечивающие. Это те, от которых зависят остальные бизнес-процессы. Так, для предприятия по производству шин это будет процесс ведения бухгалтерского учёта, юридическое сопровождение, строительство зданий, ремонт помещения и т. д.
• Управляющие. Этот тип бизнес-процессов касается функций управления как отдельными БП, так и предприятием в целом. То есть сюда относятся: стратегическое управление, оперативное планирование, контроль выполнения планов и т. д. От этих БП зависит функционирование управленческого аппарата и своевременная реорганизация.

По границам реакции

По этому признаку выделяют:

• Внешние БП. Их вход или выход находится за пределами организации. Например, они появляются, если та делегирует выполнение каких-то обязанностей контрагентам.
• Внутренние. Это такой вид бизнес-процессов, которые выполняются полностью предприятием.

Другие классификации БП

Также выделяются:

• Сопутствующие процессы. Они не относятся к основной деятельности организации, но также влияют на получение дохода. Например, если предприятие по изготовлению шин будет заниматься ещё и их утилизацией, принимая заказы на неё, то для него это будет сопутствующий БП.
• Вспомогательные. Их иногда отождествляют с обеспечивающими, но эти процессы немного отличаются. Вспомогательные поддерживают функционирование предприятия. Так, для этой же организации, которая изготавливает шины, таким процессом может выступать ремонт собственного оборудования, когда оно выходит из строя.
• Процессы развития. Сюда относится всё, что помогает бизнесу расти и масштабироваться: освоение новых технологий, модернизация оборудования, запуск нового направления бизнеса и т. д.

Цель классификации БП

Разобраться в видах бизнес-процессов, выполнить их описание, то есть прописать последовательность действий при осуществлении тех или иных операций полезно прежде всего для того, чтобы выстроить схему работы и подобрать оптимальную для неё систему управления БП (BPMS). Под такой системой подразумевается программное обеспечение, инструмент, реализующий процессный подход в управлении.

При таком подходе компания считается совокупностью взаимосвязанных бизнес-процессов. Соответственно, эффективность её работы напрямую зависит от грамотности их выстраивания. Но надо сказать, что, для того чтобы эта система работала, каждый сотрудник должен понимать ценность своего труда, знать свой ценный конечный продукт, свою роль в оргструктуре, тем более что в концепции процессного управления стратегические цели компании достигаются за счёт структуризации бизнес-процессов, выстраивания и их регулярного развития.

Системы управления бизнес-процессами

Такие системы позволяют автоматизировать повторяющиеся рутинные действия, повысить качество работы благодаря прописыванию чётких регламентов для выполнения тех или иных процессов. Также системы упрощают процесс управления БП, их тогда проще контролировать, масштабировать.

Примеры таких систем:
Обратите внимание, что при выборе системы и её внедрении может понадобиться консультация специалиста.

Выводы

Даже в небольшой компании можно насчитать десяток бизнес-процессов, благодаря которым обеспечивается её функционирование. Эти процессы рекомендуется как можно быстрее выделить, описать и классифицировать, чтобы автоматизировать рутину, если это возможно, и работать дальше над развитием компании.

С другой стороны, понимание принципа её работы как схемы взаимосвязанных БП позволяет увидеть общую картину, найти дублирующиеся или взаимозаменяемые действия. Либо наоборот, те, которые должны выполняться, но почему-то не выполняются.