Представьте ситуацию: есть бизнес, который создаёт и монтирует кованые изделия. И есть клиент, который вносит предоплату за большой заказ.

Владелец решает потратить эти средства на ремонт офиса. Цех в это время начинает работу, и спустя месяц товар готов отправиться к заказчику. Только вот остальной части оплаты всё ещё нет. Нужно выдавать зарплату сотрудникам и платить за аренду, а нечем. Так выглядит классический кассовый разрыв. 

Хорошая новость в том, что это совсем не трагично для бизнеса, и есть пути решения данной проблемы. Плохая — для многих предприятий кассовый разрыв становится причиной краха. В этой статье расскажу о том, почему так происходит и как избежать подобной участи.

Что называется кассовым разрывом

Любая ситуация, когда бизнес не может оплатить какую-то часть расходов. Например, пора отдать деньги подрядчикам и покрыть налоги, а хватает только на аренду. Кассовый разрыв — это, простыми словами, когда компания получает доход, но временно не может заплатить по счетам. 

Некоторые предприниматели сталкиваются с подобным несколько раз за год. И кто-то даже считает, что это вариант нормы. Согласно статистике Forbes, 40 % бизнесов закроются спустя 2 месяца в случае, если временный кассовый разрыв настигнет их сегодня. Избежать его возможно, если правильно вести финансовый учёт и детально планировать расходы. Ведь если компания получает прибыль, осталось научиться правильно ею распоряжаться.

Ключевая особенность

Есть заблуждение касательно того, что кассовый разрыв переживают только убыточные компании. Но риск столкнуться с подобным не зависит от доходности или успешности бизнеса. Это временное состояние, при котором расходов на данный момент требуется больше, чем имеется средств на счету. При этом компания может быть благополучной и перспективной, просто оплата по одному из источников пока не пришла. Другими словами, если в прошлом месяце ваш доход превысил ожидания, а сегодня вы не знаете откуда взять деньги на аренду или зарплату — это кассовый разрыв. Если же доходы вашего бизнеса систематически ниже необходимых трат — вы столкнулись с бюджетным дефицитом. 

Причины кассового разрыва

Увеличение расходов

Характерно для бизнесов, прибыль которых зависит от сезона. К примеру, оптика закупила большую партию солнцезащитных очков. Продажи шли хорошо, к тому же запустили таргетированную рекламу. Ближе к концу лета количество покупателей уменьшилось, а затраты на рекламу наоборот увеличились. Доход упал, пришло время расплачиваться с заказчиками. В этот момент выяснилось, что денег не хватает — в рекламу вложено намного больше, чем планировали. Но если очки нужны не всегда, то сотрудникам и поставщикам нужно платить регулярно. Таким образом оптика попадает в кассовый разрыв: остаётся с ненужным до следующего сезона товаром, к тому же в финансовой яме.

Смена уровня дохода не должна влиять на функционирование компании. Даже если такова специфика вашей ниши. Важно уметь распоряжаться средствами так, чтобы от этого не страдали ни вы, ни ваши подчинённые.

Необдуманное распоряжение деньгами

Одна из наиболее распространенных причин среди начинающих предпринимателей. Как в случае производителя кованых товаров, которого я упоминал в начале статьи. Он не стал ждать поступления второй части оплаты и взялся за ремонт. 

Нельзя сразу же присваивать средства, которые перевёл заказчик. Это допустимо только после подписания актов выполнения работы. И после того, как обмен «деньги-услуга» будет выполнен. Также можно включать в договор с клиентом информацию о штрафах в случае несвоевременной оплаты. Это замотивирует платить в указанные сроки и обезопасит компанию.

Неправильный расчёт расходов 

Цветочный магазин получает предложение украсить свадьбу. Понадобится много материалов, но клиент просит о делении платежа на две части: остальное отдаст через неделю после праздника. На счету есть деньги, магазин закупает цветы и другие материалы для декорирования.

За день до события владелец сталкивается с непредвиденными тратами. Истёк срок контракта на охрану помещений, а поставщик просит больше из-за увеличения стоимости растаможки. Приходится снимать со счёта последнее. Месяц подходит к концу, и уже пора платить сотрудникам.

Клиент отдаёт деньги вовремя, и владелец радостно покрывает все нужные расходы. Но в случае задержки оплаты магазину бы пришлось столкнуться с неприятностями. Поэтому стоит заранее учитывать возможные расходы. Даже экстренные и маловероятные.

Задержка работы по проекту

Когда появляется крупный заказ, владелец бизнеса примерно рассчитывает сроки исполнения и стоимость работы подрядчиков. Если же что-то идёт не так или какие-то моменты не учли, доплачивать приходиться из собственного кармана.

Допустим, производству нужно изготовить 70 деревянных столов. Предположительно, на это уйдёт месяц. Но кто-то из сотрудников заболел, вторая партия материалов не пришла вовремя, и всё затянулось почти на два месяца. Владелец, который рассчитывал потратить на всё определённую сумму, теперь должен рассчитывать на две выплаты ЗП, а не одну. Так же и с остальными ресурсами. Стоимость проекта увеличилась и уже не совпадает с изначальной. 

Как подсчитать кассовый разрыв

Подсчёт не поможет решить проблему, если она уже появилась, но сможет её предотвратить. Чтобы понять, хватит ли вашей компании денег на все нужные в этом месяце расходы, используйте такую формулу:

С + Д - Р = ОСТ

С — сумма на счету компании в начале месяца;

Д — доходы за месяц;

Р — расходы за месяц;

ОСТ — остаток на счету в конце месяца.

Если ОСТ отрицательный, значит, пора пересмотреть финансовое планирование и изменить стратегию. Лучше предупредить кассовый разрыв, чем позже справляться с его последствиями. 

Как предотвратить

• Отказаться от постоплаты. Этот метод подойдёт не всем, ведь в некоторых нишах так можно скорее растерять большинство клиентов, чем избежать кассового разрыва. Но при возможности попробуйте поработать в таком формате.

• Не затягивать с проектами. Чем дольше длится работа, тем дороже она стоит. Поэтому обозначайте чёткий срок выполнения задач. Дайте сотрудникам знать, когда нужно закончить работу и почему это важно.

• Планировать расходы. Списки необходимых компании трат и графики платежей помогут организовать финансовую деятельность компании. К тому же существуют специальные сервисы, способные облегчить работу бухгалтеру.

• Ввести штрафы за просрочку оплат. Таким образом у заказчиков не будет соблазна задержать платёж, а вы сможете получать оплату за проделанную работу вовремя.

• Создать иерархию платежей. Иногда приходится выбирать, какой расход в приоритете, а какой может подождать. С этим можно разобраться за один раз, чтобы впоследствии не размышлять о важности той или иной траты.

• Иметь подушку безопасности. В момент роста продаж начинайте откладывать определённую сумму денег на будущие внеплановые траты. Деньги, сохранённые на случай экстренных ситуаций, ещё никому не мешали.

Что делать, если вы столкнулись с кассовым разрывом

Идеальный вариант — это не допускать его появления и заранее принимать меры для бесперебойной работы компании. Но если не удалось избежать неприятностей, можно уменьшить вред от последствий. Вот несколько пунктов, которые стабилизируют ваше положение.

Попросите об отсрочке

Это касается как поставщиков, так и арендодателей. Вряд ли с вами перестанут сотрудничать из-за временных трудностей. Главное — найти решение, которое удовлетворит обе стороны. 

Платите понемногу, но часто

Благодаря этому можно показать, что вы заботитесь о своём партнёре и стараетесь выполнять свои обязательства даже в сложных ситуациях.

Ускорьте получение оплат

Сообщите клиентам о своих потребностях и попросите о том, чтобы получить деньги раньше, чем вы изначально договаривались.

Поговорите с должниками

Напомните им о том, какую сумму они должны вернуть и агитируйте их сделать это как можно быстрее.

Воспользуйтесь факторингом

Если клиенты долгое время не перечисляют деньги, вы можете воспользоваться услугами компании-фактора — это специальная организация, которая «забирает» долг вашего клиента себе. После заключения факторингового контракта вам перечисляют 90 % суммы, которую должен клиент. Он, в свою очередь, оплачивает задолженность уже не вам, а компании. Минус такого решения в том, что сумма полностью к вам не вернётся — компании всегда взимают комиссию.

Подводим итоги

Кассовый разрыв — это ситуация, когда бизнес должен покрыть те расходы, на которые у него на данный момент нет финансов. Он не означает большие проблемы с деньгами или приближение краха компании, как в случае бюджетного дефицита. Это скорее временная недостача на счету.

Подобная проблема может возникнуть по нескольким причинам: необдуманное распоряжение средствами компании, пробелы в бухгалтерском учёте или внеплановые ситуации. Чтобы не допустить развития такого сценария, важно заранее планировать траты и не делать поспешных решений, когда дело касается прибыли.

Если же ваша компания всё-таки столкнулась с трудностями, необходимо просить об отсрочке, договариваться с клиентами и поставщиками лично, а также расставлять приоритеты касаемо расходов. Покрытие временных кассовых разрывов также возможно благодаря факторингу. Но этот способ используют только в том случае, когда других вариантов не остаётся. 

Если хотите научиться организовывать бизнес-процесс и усилить команду, чтобы расти даже во время кризиса, приходите на мой мастер-класс «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена». Доступ к нему мы временно сделали бесплатным. Там я расскажу о технологиях управления командой, которые позволяют выйти на новый уровень.