Как выбрать персонального помощника

Если у владельца бизнеса не будет хватать времени на развитие компании, предприятие остановится, поэтому так важно уметь делегировать работу подчинённым. Но если с рабочими задачами всё понятно, они передаются директорам и руководителям, то как быть с личными? Покупка билетов, заказ столика в ресторане, перенос встречи с партнёром… Эти незначительные дела отнимают в сумме 15–20 часов в неделю.

Наймите персонального помощника. Помимо того, что у вас освободится время, он не даст расфокусироваться вашему вниманию. Вы будете сосредоточены на развитии бизнеса, и не нужно будет постоянно думать о незначительных делах. Какие ещё задачи делегировать личному помощнику и как измерять его эффективность, я расскажу в этой статье.

Функции личного помощника

Первое. Сбор информации

Персональный помощник сэкономит десятки часов, если будет собирать для вас данные по проектам, оказанным услугам, клиентам и т. д. Так как он действует от вашего имени, эту информацию предоставят незамедлительно. Но сам процесс её обработки занимает кучу сил и времени. В итоге вы получите пакет документов без лишнего «мусора» и сразу приступите к его изучению.

Информация может быть не только рабочего характера. Например, вы летите с отдыха и хотите привезти домой местные деликатесы, но вы не знаете, можно ли ввозить в страну продукты питания. Тогда вы подключаете личного помощника, и он ищет всю информацию о перевозке провизии. Кроме того, он может изучить отзывы, информацию о продукции и подсказать вам, где лучше всего эти деликатесы купить.

функции личного помощника

Второе. Передача информации сотрудникам

Допустим, завтра у вас совещание с исполнительным директором вашей компании, и вы хотите, чтобы он показал вам какой-то документ. Но у вас нет времени задумываться, в какой форме донести до него это желание (позвонить, написать в мессенджере, отправить письмо по эл. почте). Вы поручаете это личному помощнику, и на следующий день директор появляется на координации с нужными данными.

Третье. Управление встречами

У личного помощника есть доступ к вашему календарю. И, если вам нужно назначить встречу, он всегда знает, на какое время её удобно поставить. Вам даже не надо договариваться об этой встрече лично, помощник сразу свяжется с нужным человеком и подберёт удобную для всех дату.

Помимо того, что он добавляет встречи в календарь, в его обязанности входит также напоминать о них. Бывает такое, что вы увлекаетесь каким-то делом и забываете о том, что через десять минут у вас важная координация. Задача вашего помощника — вас об этом оповестить.

Четвёртое. Управление финансами и организация личных оплат

Отправить маме денег, заплатить за обучение ребёнка, купить абонемент в спортзал, забронировать билеты — это всё тоже входит в обязанности помощника. Переводить деньги, например, приходится часто. Чтобы это не отнимало у вас много времени, предоставьте помощнику доступ к счетам.

Качества личного помощника

Есть люди, которым действительно нравится помогать. Они счастливы, когда делают чью-то жизнь легче. А есть те, которые сами любят звездить и делают что-то для других людей с целью записать это в список личных побед. Второго типа избегайте, вам нужны те, кто сделают вас сильнее.

качества личного помощника

Личный помощник должен наниматься на длительный срок. Выбирайте надёжного и постоянного человека, который не сбежит от вас через пару месяцев. Люди, которые любят скакать с одного места работы на другое, не подходят на эту роль.

Как измерять эффективность личного помощника

Продукт личного помощника — освобождённое время руководителя. Измерять результаты нужно в часах, которые освободились. Требуйте отчёт за неделю, где прописано, сколько времени на какую задачу было потрачено. Когда вы увидите, что у вас освобождается около 20 часов в неделю, вы поймёте, как ценно иметь такого человека.

Выводы

  • В задачи личного помощника должны входить: сбор и передача информации, управление встречами, организация оплат и управление финансами.
  • Выбирая помощника, ищите того, кому нравится помогать людям.
  • Эффективность помощника измеряется в часах, которые он вам освободил.

Больше о функциях персонального помощника руководителя читайте в нашей предыдущей статье.

Создатель программы Business Booster, основатель Visotsky Consulting Inc. Создатель и совладелец бизнесов в сфере производства наград и ювелирных изделий, бизнес-консалтинга и дополненной реальности. Автор 4 бестселлеров по системному бизнесу.
Статьи по теме
Close