Делегировать — это значит передавать функции руководителя подчинённому. При этом руководитель полностью освобождается от выполнения переданных обязанностей, осуществляя лишь контроль за их выполнением. Работа, которая была делегирована, больше не должна возвращаться к руководителю.

Чтобы успешно делегировать работу, руководитель должен качественно подготовить и обучить сотрудника выполнению новых обязанностей, иначе эффективность выполнения данной функции при передаче неквалифицированному работнику снизится, и переданная функция станет узким местом компании, которое будет мешать росту.

Но в то же время замедление развития произойдёт, если делегированием не заниматься вообще. Некоторые руководители боятся передавать функции, опасаясь, что никто не сможет их выполнять так же качественно, как они. Эта неспособность делегировать приводит к тому, что предприятие не может расширяться, из-за того что руководитель тонет в операционной деятельности, выполняя работу за всех сразу, и не находит времени на управление и постановку стратегических целей.

Система управления выделяет 2 фазы, которые должны отражать процесс делегирования на предприятии.

• 1 фаза. Руководитель пока выполняет все функции сам, но уже обучает сотрудников, которым будет делегировать.
• 2 фаза. Руководить делегировал все функции и осуществляет лишь контроль их выполнения.

Идеально, когда предприятие находится во второй фазе, но на деле большинство компаний даже не доходят до первой. Если вы хотите иметь быстрорастущий бизнес, то делегировать нужно абсолютно всё. От того, насколько быстро вы это сделаете, зависит то, с какой скоростью будет развиваться ваша компания.

Цели делегирования

Цель № 1. Освободить время владельца бизнеса

Основная работа владельца бизнеса — управление компанией и постановка стратегических целей. Да, владелец может заниматься стратегией, привлекая топ-менеджеров для помощи, но всё же он единственный человек, на котором лежит ответственность за эту функцию. Если же владелец распыляет своё внимание на иную работу на предприятии, то ему просто некогда выполнять свои прямые обязанности.

Начиная заниматься оперативной деятельностью и отвечая за все функции на предприятии, владелец теряет время, которое мог бы потратить на составление стратегического плана. Без стратегии компания в какой-то момент просто упирается в потолок и останавливается в своём развитии. Сотрудники не знают, ради чего они работают и к какой цели должны двигаться.

Цель № 2. Повысить мотивацию тех, кому делегированы обязанности

Когда сотрудники чувствуют, что они выполняют что-то значимое и делают вклад в общее дело, у них повышается мотивация работать. Если же владелец забирает себе все ключевые обязанности, а сотрудникам оставляет мелкие поручения, то рано или поздно им просто становится скучно работать в такой компании, и они начинают искать другую работу, где им дали бы проявить себя.

Так, владелец, который не делегирует полномочия подчинённым, рискует их потерять. Мотивированные же сотрудники, знающие, что они занимаются важными для компании делами, будут ответственно выполнять поручения, чтобы помочь компании добиться поставленных целей.

Цель № 3. Повысить доверие в коллективе

Зачастую владельцы не делегируют задачи из-за того, что думают, что их сотрудники справятся с ними хуже. У них просто нет доверия к людям, которых они сами же наняли. И сотрудники это чувствуют.

Когда работник понимает, что начальство не испытывает к нему доверия, ему становится некомфортно работать, и эффективность его труда снижается.

Делегируя сотрудникам задачи, вы даёте им знать, что уверены в том, что они с ними справятся. Чувствуя это, сотрудники берутся за выполнение с большим энтузиазмом и стремятся к высоким результатам, чтобы оправдать ваше доверие. Доверяя, вы морально поощряете коллектив.

Цель № 4. Понять, на что способны подчинённые

Вы никогда не узнаете, может ли подчинённый выполнить определённую работу, пока не дадите ему её. Оставляя все задачи себе, вы никогда не узнаете, какие талантливые работники есть у вас в коллективе. Скорее всего, ваши сотрудники выполняют что-то намного лучше вас.

Также только полностью передав сотруднику определённую область ответственности, вы можете понять, что он слаб и не справляется с ней. У вас появится возможность оперативно усилить эту область, обучив сотрудника или наняв нового человека на это место. Благодаря вашей быстрой реакции вы устраните узкое место, которое в будущем может тормозить всю работу предприятия.

Чем отличается делегирование от постановки задач?

Что представляет собой делегирование полномочий? Делегируя, мы передаём подчинённым задачи, которые раньше были на плечах владельца, не являясь его прямыми обязанностями. Делегирование — это инструмент для развития сотрудников. Таким образом мы помогаем им расти. Делегируя полномочия подчинённым, мы привлекаем их к работе, которой они раньше не занимались. В этом и есть кардинальное отличие от постановки задач.

Постановка задач подразумевает под собой дачу руководителем распоряжений подчинённому, которые и так входят в его область ответственности. Эти распоряжения соответствуют должности сотрудника и не выходят за рамки выполняемых им функций. При постановке задач не происходит передача новых областей ответственности сотруднику. Он должен заниматься тем, что и так прописано в его должностной инструкции.

Виды делегирования полномочий

Существует 2 вида делегирования полномочий: линейное и штабное.

Линейное — это когда полномочия передаются по цепочке, непосредственно от начальника подчинённому. Благодаря существованию такой цепочки создаётся иерархия управления, при которой каждый подчинённый понимает, кто его непосредственный начальник, а руководители знают, кто входит в их команду и на кого можно рассчитывать.

При этом существует такое понятие, как норма управляемости, которая отражает количество человек, которое может быть в прямом подчинении у одного руководителя. Оптимально количество при этом — до 7 человек.

Штабное делегирование помогает предприятию использовать сотрудников без нарушения принципов единоначалия с целью решить задачи консультативного или обслуживающего характера.

Штабные полномочия делятся на рекомендательные (обладатель этих полномочий может давать советы, как решить ту или иную узкопрофессиональную проблему), координационные (подразумевают процесс выработки и утверждения определённых решений), контрольно-отчётные (обязуют обладателей полномочий проверять деятельность руководителей, составлять по ней отчётность и отправлять в соответствующие органы).

Как правильно делегировать: план действий

Шаг 1. Вам нужно прийти к тому, что вам пора делегировать. Когда вы замечаете, что какая-то задача отнимает у вас слишком много времени, которое вы могли бы потратить на более важные для компании вещи, начинайте думать о том, кому её можно передать.

Найдите подходящего сотрудника, оцените, справится ли он с поставленной задачей, чему нужно его обучить, чтобы он максимально качественно выполнял эту работу.

Шаг 2. Начните передачу функции с объяснения сотруднику, что от него требуется. Если эта функция была полностью на вас, то не составит труда прояснить все нюансы. Не злитесь, если у работника возникнет много вопросов, может быть, даже очень глупых. Это нормально. Он сталкивается с чем-то новым и хочет всё максимально прояснить для себя.

Шаг 3. Устройте испытательный срок. Дайте сотруднику примерно 1 или 2 месяца на то, чтобы освоиться в новой области ответственности. И всё это время контролируйте, как он справляется. Распишите для сотрудника перечень рабочих задач и отслеживайте успехи и поражения по ходу их выполнения.

Шаг 4. Контроль. Если какая-то область не контролируется — значит она не выполняется. Внедрите такой инструмент управления, как статистики, чтобы видеть в чётких цифрах и показателях, насколько успешно проходит адаптация сотрудника в новой области. 

Что нельзя делегировать

Говоря о том, что нельзя делегировать в процессе управления, необходимо выделить ряд следующих полномочий, передача которых подчинённым может поставить под угрозу работу вашего предприятия:

Создание идеологии и постановка целей. Единственный постановщик целей компании — её владелец. Только он разрабатывает стратегию компании и ставит для неё цели, которых она должна достичь к определённому времени. Именно владелец проясняет работникам, в чём смысл их деятельности.

Стратегический маркетинг. Владелец должен разработать стратегический маркетинг, создать технологию производства товаров и услуг, делающую ценный конечный продукт уникальным и отличающимся от продукта конкурентных компаний. Владелец разрабатывает бренд компании.

Технология. Технологию создания продукта разрабатывает также владелец. Прописывая замысел компании, он определяет, что нового будет в производстве продукта, услуги, сервиса, что приведёт компанию к успеху и сделает её неповторимой.

Построение организации. Залог успеха каждой компании — грамотно выстроенный организационный процесс. Для его создания разрабатываются структура компании, правила работы сотрудников, обязанности менеджеров и т. д. Владелец бизнеса — это архитектор компании. Именно вам нужно задать определённую систему взаимоотношений в компании, установить правила и прописать регламенты, чтобы воплощать в жизнь задуманное.

Финансы и активы. Владелец бизнеса должен задать определённый шаблон, как компания должна обращаться с деньгами, и потом следить, чтобы эти стандарты применялись.

Безопасность. Владелец должен отвечать за то, чтобы компания была правильно зарегистрирована, чтобы все договоры были прописаны в соответствии с нормами и чтобы с юридической точки зрения нельзя было найти изъяна.

Управление совладельцами. Многие считают, что совладельцами управлять нельзя, так как равноправные партнёры не должны подчиняться друг другу. Но это не так. В бизнесе нет равноправия. Если у вас есть партнёры, ими надо управлять.

Ошибки в делегировании

Ошибка 1. Делегировать знакомым, друзьям и родственникам.

Людям свойственно считать надёжными тех, с кем у них близкие отношения. Но хорошо общаться с друзьями и родственниками и вести с ними бизнес — не одно и то же. Ваши личные отношения не должны пересекаться с работой. Если у вас есть хороший друг, это не значит, что он станет хорошим работником.

Ошибка 2. Делегировать не полностью

Некоторые владельцы передают функции, а потом постоянно к ним возвращаются, смотрят, чем можно помочь и что исправить. Это неправильно. Делегировать нужно так, чтобы работа к вам не возвращалась.

Ошибка 3. Делегировать стратегические задачи

Стратегией занимается владелец. Никто не задаст компании цели и не определит пути их реализации лучше создателя компании.

Ошибка 4. Перестать контролировать сотрудников

Да, вы полностью передаёте работу и не помогаете сотрудникам её выполнять, но это не значит, что вы должны закрыть глаза вообще на всё, что происходит в компании. Управление всё ещё на вас, и оно включает контроль за исполнением функций.

Ошибка 5. Не продвигать своих сотрудников по карьерной лестнице

Некоторые владельцы, замечая необходимость делегирования, нанимают всегда новых людей на должности и передают всю работу им. Но обращайте внимание и на тех, кто уже работает у вас в компании. Эти люди уже знают принципы работы вашей компании, ваш продукт и цели. Да, нужно будет вложиться в их обучение, чтобы они соответствовали уровню занимаемой должности, но эти затраты окупятся, когда вы вырастите хороших специалистов.

Ошибка 6. Бояться увольнять сотрудников, которые не справляются

Не бойтесь идти на радикальные меры, если сотрудник не соответствует занимаемой должности. Вам придётся с ним попрощаться. Вы перестанете об этом сожалеть, как только на его место придёт работник, который выведет вашу компанию на новый уровень.

Ошибка 7. Делегировать без системы

В несистемном предприятии эффективно делегировать невозможно. Вы просто не будете видеть, кому можно передать функции, так как перед вами не будет статистик с результатами работы каждого сотрудника и не будет организующей схемы, которая покажет, кто за что отвечает в компании и какой ценный конечный продукт производит. Чтобы узнать, как сделать своё предприятие системным и усилить его, регистрируйтесь на мой бесплатный мастер-класс «Как усилить свою команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».

Выводы

Делегирование помогает владельцам бизнеса разгрузиться от операционных задач, эффективно заниматься управлением и стратегическим планированием.

Чтобы понять, какую работу можно делегировать, владельцу необходимо определить, какие области деятельности занимают наибольшее количество его времени и кому можно их передать без потери эффективности работы предприятия.

Если безошибочно делегировать функции, то можно прийти к масштабированию своего предприятия за очень короткий срок.