Как создать рекрутинговую автоворонку?

Процесс подбора персонала в организации — это взаимосвязь механизмов по привлечению на вакантное место лучших кандидатов. В понятие «подбор персонала» включаются такие действия, как поиск, оценка необходимых качеств, найм соискателя. Некачественная, плохо продуманная система подбора создаёт на предприятии ряд хронических проблем:

  • специалисты HR-отдела затрачивают слишком много времени или денежных средств на отбор соискателей;
  • на открытые вакансии претендуют совсем не те кандидаты, которые нужны компании;
  • из-за невозможности закрыть вакансию или неудачных назначений страдают бизнес-процессы организации, что чревато потерей прибыли и репутации компании.

Как отбирать высококлассных специалистов, к тому же обладающих необходимыми личными качествами, но при этом не обрабатывать сотни, а то и тысячи резюме вручную — об этих и других незаменимых для автоматизированного бизнеса админтехнологиях в своих видеолекциях рассказывает Валентин Василевский, совладелец компании «Business Booster».

Основы грамотного найма

Сегодня рекрутерам доступно небывалое количество каналов поиска и технологий подбора персонала. Как ни странно, но даже владея этими инструментами, руководители сталкиваются с трудностями в привлечении лучших специалистов. Иногда отдел кадров получает массу откликов по объявлению, но не может найти среди десятков резюме ни одного подходящего. А порой перспективные соискатели уходят несмотря на привлекательную зарплату и готовность со стороны предприятия к обсуждению условий кандидата. С чего следует начать выстраивание оптимального процесса подбора персонала в организации, чтобы избежать фатальных ошибок и исключить ситуацию, в которой ваш бизнес зависит от двух–трёх ключевых сотрудников, которых некем заменить? На первом этапе следует сформулировать и прописать потребности организации в человеческих ресурсах. Основы грамотного найма персонала

Определение потребностей

Программа найма должна создаваться на основе планирования потребностей в трудовых ресурсах. О прогнозировании подробнее поговорим чуть ниже, а программа найма опирается на пункты плана потребностей компании:

  • какое количество новых вакансий должно быть открыто в запланированный период;
  • специалисты каких категорий требуются организации;
  • в каком объёме предприятие может удовлетворить кадровый голод из внутренних ресурсов (кадровый резерв);
  • создаются ли вакантные места на постоянной основе или под временный проект.

Кроме того, необходимо учитывать естественную «текучку» на предприятии: увольнения по собственному желанию, по состоянию здоровья, в связи с результатами аттестации.

Требования к кандидату

Список требований к кандидату позволяет автоматически отсеивать явно неподходящих соискателей. Перечень может включать:

  • сведения об основном и дополнительном образовании;
  • уровень квалификации (совокупность знаний и практических навыков);
  • личные достижения в областях, относящихся к специфике предлагаемой должности;
  • психологическое соответствие требованиям культуры и атмосферы предприятия (строгий учёт рабочих часов или ориентированность на результат, отсутствие или обязательность дресс-кода).

Формируя список требований к кандидату, необходимо ранжировать их по признаку обязательности: в зависимости от индивидуальной обстановки на предприятии важные и несущественные компетенции одной и той же должности могут отличаться. Приведём такой пример: вы — владелец медицинского центра, и вам нужен заведующий терапевтическим отделением. Вашему ключевому конкуренту тоже нужен завотделением. В объявлении конкурента сказано, что заведующий должен обладать пятилетним стажем терапевта. Звучит разумно, однако у конкурента не хватает «полевых» терапевтов, он предлагает соискателю частичное замещение рядовой должности. А у вас такой проблемы нет, вы предлагаете полностью административную вакансию. Следовательно, наличие практических навыков в приёме пациентов не является для вас приоритетным. Таким образом, если вы просто скопируете объявление конкурента, вы рискуете упустить отличного администратора, который просто не обратится по вашему объявлению только по той причине, что не хочет «сидеть на приёме».

Разработка должностной инструкции (профиля вакансии)

Наличие готовой должностной инструкции помогает менеджеру по персоналу точнее подавать кандидатам информацию об основных условиях работы и проводить первичную обработку анкет:

  • общие цели работы;
  • схема подчинённости;
  • основной и сопутствующие виды деятельности;
  • работа в ночное время, разъездного характера, командировки;
  • возможности повышения квалификации и продвижения по карьерной лестнице.

В должностную инструкцию также можно включить описание системы вознаграждений и мотивации: размер заработной платы, информацию о социальном пакете, предоставляемом организацией. Почему важно на первоначальном этапе упоминать о выгодах, которые ваша компания способна дать работнику? Потому что тенденции на рынке труда изменились. Если раньше сотрудник отдела кадров начинал найм с вопроса: «Почему мы должны взять именно вас?», то сейчас потенциальный работник, прежде чем тратить время на собеседование, хочет узнать, почему он должен обратиться к вам, а не к вашему конкуренту.

Методы отбора и подбора персонала

Следует различать термины «подбор персонала» и «отбор персонала». Первое подразумевает формирование базы кандидатов на все имеющиеся открытые вакансии, из которых впоследствии и производится отбор. Под термином «отбор» понимают изучение профессиональных, личных качеств, квалификации, характера и даже потребностей кандидата, чтобы определить его соответствие должности, на которую он претендует. При работе с потенциальными сотрудниками каждая компания стремится к эффективному сочетанию нескольких рекрутинговых инструментов. Методы отбора и подбора персонала

Массовый подбор

Известно четыре основных метода подбора персонала, которыми пользуются практически все HR-менеджеры.

  1. Рекрутинг — пассивный поиск кандидатов на должности низшего и среднего звена. Как правило, подбор производится среди соискателей, которые уже находятся в активном поиске работы: рассматривают выставленные вакансии, самостоятельно обращаются в отдел кадров.
  2. Exclusive search — целенаправленный поиск кандидата с чётко обозначенными характеристиками. К методу Exclusive search обычно обращаются, когда речь идёт о сотруднике, который должен обеспечивать продвижение политики организации, способствовать развитию бизнеса. Когда требуется найти профессионала на одну из руководящих должностей, то HR-специалисты рассматривают не только свободных, но и занятых в других компаниях кандидатов.
  3. Head hunting (дословно «охота за головой») — это разновидность прямого подбора, когда поиск ведётся во всех доступных областях: среди свободных и трудоустроенных кандидатов. Head hunting ориентирован на поиск (а при необходимости — переманивание) узкоспециализированных сотрудников или профессионалов с редкой специализацией, которые обычно не нанимаются по объявлению, поэтому «охоту» часто доверяют рекрутинговым агентствам.
  4. Preliminaring (прелиминаринг) — довольно кропотливый, но обычно оправдывающий себя метод обеспечения компании кадрами, который базируется на привлечении студентов и выпускников: организация активно предлагает учебную и производственную практику, вводит дополнительные социальные гарантии для молодых специалистов и т. п. Прелиминаринг используют для закрытия линейных вакансий и должностей среднего звена на крупных предприятиях.

Отдельно нужно упомянуть о технологии массового подбора. Организация массового подбора персонала принципиально ничем не отличается от ежедневной работы отдела кадров, кроме того обстоятельства, что менеджеры должны в сжатые сроки закрыть множество однотипных вакансий (скажем, при открытии магазина). Как крупный кадровый проект, массовый подбор тщательно планируется:

  • Подготовительный этап — расчёт бюджета, определение численности и состава штата подразделения, создание «идеального» портрета кандидата на каждую должность, разработка программы стажировки и обучения;
  • запуск проекта — первичный отбор анкет соискателей, собеседования, тестирование, обучение, заключение договора найма;
  • заключительный этап — сопровождение коллектива, замена сотрудников, которые не прошли испытательный срок или подавших заявление о переводе/увольнении.

Отбор

Сформировав базу претендентов, менеджер приступает к обработке полученного материала с помощью следующих методик:

  • изучение и сортировка резюме по признаку наибольшего соответствия требованиям;
  • рассылка приглашений на собеседование, где руководитель или менеджер выясняет личные, деловые, психологические качества соискателя;
  • анкетирование простого или сложного типа: при сложной форме в анкету включаются пункты, предполагающие несколько вариантов ответа или ситуационные задачи; это помогает более точно определить степень соответствия кандидата требованиям вакансии;
  • центры оценки — эффективный, но не часто используемый метод отбора, который представляет собой игру с условиями, приближенными к рабочей обстановке, в которую помещают соискателя и предлагают решить ту или иную задачу, дать оценку или проанализировать условия игры;
  • тестирование — вспомогательная методика, которая позволяет получить более подробную характеристику кандидата; использовать тестирование имеет смысл, если в организации есть штатный психолог, поскольку HR-менеджеры, как правило, не обладают нужной квалификацией для применения этого инструмента.

Некоторые компании в дополнение к общепринятым применяют нетрадиционные методы отбора: физиогномика, соционика или изобретение компании «Microsoft» — brainteaser-интервью, в ходе которого кандидату предлагают вопросы, не имеющие отношения к собеседованию или аналитические задачи. Brainteaser-интервью применяется в компаниях, где руководители ценят нестандартное мышление и умение быстро реагировать на смену привычной схемы действий.

Процесс подбора персонала в организации

Кадры это основной ресурс любой компании, поэтому привлечение компетентного персонала в организацию, повышение привлекательности компании как работодателя является основной задачей персонал-менеджмента. Незнание технологий отбора нужных специалистов может привести к найму некомпетентных работников, срыву обязательств, невыполнению задач и, в конечном счёте, моральному выгоранию собственника, как это случилось с А. Змановским, создателем компании «Vita Energy».

Принципы подбора кадров

Известно два основных принципа отбора, соблюдения которых требует ТК РФ — объективность и отсутствие любых форм дискриминации: по возрасту, национальности, семейному положению. Остальные принципы зависят от вида деятельности и стратегических приоритетов организации:

  • наличие лидерских качеств;
  • оценка сильных и слабых сторон соискателя;
  • способность к адаптации;
  • уровень знаний, навыков, опыта;
  • соответствие предпочтительных для кандидата способов мотивации принятой в компании системе поощрений.

Процесс подбора персонала в организации

Риски и недостатки в процессе подбора

Подбор кадров сопряжён с определёнными рисками как на этапе выбора кандидата, так и в период прохождения им испытательного срока.

  1. Неверная оценка соискателя: любой специалист — это прежде всего человек, которому свойственно принимать желаемое за действительное, ошибаться, проявлять предубеждения. На этапе отбора может проявиться и типичная ошибка, которую допускают во многих компаниях — неточная постановка задачи рекрутерам, слабое представление руководителя о портрете «идеального» соискателя на вакансию.
  2. Репутация предприятия: если ваша компания высоко котируется на рынке труда, у вас не возникнет сложностей с выбором кандидатов. И напротив, если организация пользуется дурной славой, она постоянно будет сталкиваться с «текучкой» и невозможностью найти достойного специалиста. Урон имиджу организации может нанести и сам рекрутер — невежливым обращением, неорганизованностью, расплывчатыми ответами на вопросы соискателей. Этой ошибки можно избежать, если разработать чёткие стандарты взаимодействия с кандидатами.
  3. Сжатые сроки выполнения работы. Обычно срочный поиск сотрудника нужной квалификации обходится компании дороже, чем обычно: приходится задействовать платные информационные ресурсы, обращаться в специализированные агентства, предлагать повышенный оклад. Минимизировать этот риск можно за счёт сформированной базы кандидатов и собственного кадрового резерва.

Система привлечения персонала в организации

Современная технология подбора персонала заключается в системе слаженных и взаимосвязанных механизмов:

  • политика кадрового резерва (способен ли данный кандидат со временем занять более высокую должность, и может ли компания предоставить ему такую возможность);
  • соответствует ли компетентность и финансовые запросы соискателя уровню его уже трудоустроенных коллег;
  • идеология компании (соответствуют ли ценности, культура, образ мышления кандидата принятым в организации нормам);
  • способность к обучаемости (как быстро кандидат адаптируется к требованиям и чем организация может ускорить этот процесс (контроль, наставничество)).

Систему подбора персонала можно усовершенствовать с помощью создания рекрутинговой воронки, которая автоматически выполняет значительный объём действий, необходимых при подборе и объективно отсеивает заведомо неподходящих соискателей. Основные шаги рекрутинговой автоворонки:

  • создание «портрета» вакансии;
  • размещение объявления;
  • выполнение соискателем тестового задания;
  • групповое (игровое) собеседование;
  • индивидуальная беседа с руководителем.

При этом всё большую популярность набирает использование социальных сетей, облачных ресурсов (для размещения анкет, тестов и т. д.), методик с применением искусственного интеллекта. Например, если вы видите, что в анкете есть пункт о ссылке на страничку в социальной сети, то, возможно, работодатель использует программу «Arificial Intelligence», которая, анализируя информацию страницы, способна определить степень вашего соответствия требованиям должности.

Организация процесса подбора и найма персонала

Основной задачей мероприятий по найму является обеспечение достаточного количества кандидатов на закрытие вакансий предприятия. Для того чтобы организация не испытывала кадрового голода, персонал-менеджмент предполагает планирование на более-менее длительные сроки, которые зависят от особенностей стратегического плана компании.

Стратегическое планирование найма

Кадровое планирование не должно функционировать по принципу пассивного заполнения освободившихся в данный момент вакансий. План найма должен быть согласован с общекорпоративными задачами, иначе предприятие может оказаться в затруднительном положении. Например, начальник цеха подал отделу кадров заявку на закрытие двух дополнительных вакансий «разнорабочий». А через два месяца руководство осуществило решение о закупке оборудования, исключающего неквалифицированный труд, и теперь необходимо сократить не двух, а четырёх рабочих (со всеми положенными выплатами). Грамотное планирование найма определяет:

  • какой кадровый состав отвечает требованиям стратегического плана в заданный период;
  • где и какими методами искать сотрудников необходимой квалификации;
  • как их эффективно мотивировать;
  • сколько кандидатов на вакансию необходимо пригласить для качественного отбора.

Оформление кадровой стратегии в отдельный документ закрепляет основные принципы найма и позволяет быстро передавать принятые в организации нормы подбора новым менеджерам. При активной стратегии, когда возникает необходимость быстро набрать соискателей или «перехватить» ценных кандидатов, отдел управления персоналом подключает личные связи сотрудников, организовывает дни открытых дверей, принимает участие в ярмарках вакансий, компания расширяет пакет социальных гарантий (например, вводит ДМС вместо ОМС). Пассивная стратегия ограничивается отслеживанием равновесия спроса и предложения на рынке труда, рутинным размещением объявлений, формированием базы соискателей.

Поиск кандидатов

В закрытии вакансий используются как внешние, так и внутренние источники привлечения персонала организации. Самый очевидный внешний источник кадров — это рынок труда: самостоятельно обратившиеся кандидаты, пришедшие из учебных заведений, сотрудничающих с предприятием, из государственной биржи занятости, по объявлению в СМИ или рекомендации сотрудника. Однако считается, что использование внутреннего источника кадров может быть в несколько раз более эффективным:

  • конкурс внутри компании отсекает соискателей, психологически не совместимых с культурой организации (кроме того, рекомендации конкурсантов легко проверить);
  • для временных вакансий целесообразно применять совмещение силами уже нанятых сотрудников (кстати, такой подход не будет увеличивать налоговое бремя компании);
  • если планомерно вести работу с кадровым резервом, у фирмы всегда будет «под рукой» актив на закрытие должностей среднего звена.

Организация процесса подбора и найма персонала

Оценка эффективности и контроль

Как бы хорошо ни была выстроена система организации найма персонала, в современных реалиях жёсткой конкуренции руководитель должен время от времени отслеживать и оценивать качество работы HR-специалистов. Для оценки эффективности можно использовать форму, содержащую примерный список вопросов:

  • выполняется ли план набора в срок;
  • укладываются ли рекрутеры в бюджет, выделенный на найм в запланированный период (если наблюдается большая экономия, это тоже повод для проверки, возможно, не все инструменты используются в полном объёме);
  • общие показатели «текучки» кадров: либо менеджеры принимают «не тех», либо предоставляют соискателям неверную информацию.

Сегодня всё больше владельцев, осуществляя контроль за деятельностью своих рекрутеров, применяют метод анализа соотношения роста затрат на поиск сотрудников и роста прибыли организации. Объясняется эта тенденция просто: в системе стратегического управления бизнесом человеческие ресурсы признаются ключевой ценностью компании. Следовательно, грамотно выстроенная кадровая политика оказывает существенное влияние на рост доходов и уменьшение расходов предприятия.

https://youtu.be/dviDLoh9PzM
Основатели Business Booster
Close