1998 год. Я управляю двумя компаниями, которые работают в одном помещении. Вторым моим бизнесом после компьютерной техники стал «Герольдмайстер» — создание орденов и наград. Мы с партнером изначально распределили наши функции: он занимался производственными вопросами, а я был ответственным за маркетинг и продвижение компании. Если раньше на мне было множество задач — от управления до рекламы — то в случае с «Герольдмайстером» я понял, каким может быть бизнес. 

Все было отлично, пока я не ушел в отпуск, чтобы навестить родителей. Вернувшись в офис, я обнаружил, что от «Герольдмайстера» ничего не осталось. За время моего отсутствия партнеры не нашли общий язык, и второй компании пришлось съехать. Со временем мне удалось наладить отношения с партнером и вернуть «Герольдмайстер», но это произошло после того, как мы внедрили инструменты управления.

Именно тогда я осознал, что от способности руководителя делегировать зависит то, с какой скоростью компания сможет адаптироваться к изменениям и проходить через трудности. Мне не удалось сделать все должным образом, и последствия были не самыми приятными. В этой статье рассказываю, как правильно делегировать функции, чтобы по возвращению из отпуска не столкнуться с неприятностями.

Подготовка к отпуску

Период перед отпуском — время упорной работы и тщательного планирования. Действовать нужно в три этапа, о которых сейчас расскажу подробнее.

1. Определите промежуток времени вашего отсутствия. Это поможет составить четкий план действий для сотрудников на период вашего отпуска. Важно учесть и спланировать все важные события или проекты, которые выпадают на время, когда вас не будет на рабочем месте.

1. Следующий шаг — анализ и упорядочивание текущих обязанностей. Составьте список всех задач, которые обычно выполняете, и определите, какие из них могут быть отложены, а какие нужно передать. Это поможет определить объем работы, который нужно делегировать.

1. Осталось определить, кому вы передадите часть своих задач, а какие лучше приостановить до вашего возвращения. Есть обязанности, которые вы не сможете делегировать — ими нужно заняться до того, как начнется отпуск.

Все ваши обязанности можно условно разделить на такие категории:

• стратегические — это все, что касается целей компании и методов ее достижения; такие задачи почти невозможно передать, лучше приостановить работу по ним на время вашего отпуска;

• срочные или с высокой степенью риска — их можно доверить только тем, кто очень хорошо понимает специфику и максимально заинтересован в помощи;

• рутинные — все, что касается ваших ежедневных задач, будь то проверка почты или общение с руководителями других отделов. Их можно смело делегировать после предварительного инструктажа.

Инструктаж и передача дел

Эффективная передача обязанностей требует коммуникации и обучения. Необходимо удостовериться, что ваши подчиненные знают, что от них требуется, и смогут справиться с этими задачами.

Проведите инструктаж для каждого сотрудника, которому передаются обязанности. Обсудите все обязанности, поделитесь информацией и ресурсами, которые могут понадобиться для их выполнения. 

Как уходят в отпуск сотрудники Business Booster

Каждый новый сотрудник нашей компании может уйти в оплачиваемый отпуск после 6 отработанных циклов. Каждый цикл = 1 день оплачиваемого отпуска. Предупредить об этом нужно не меньше чем за месяц до планируемой даты. 

Обязательное условие — получить одобрение документа в формате Законченной Работе Сотрудника (ЗРС). Там необходимо указать даты отсутствия и то, как будут распределяться функции на время отсутствия. Сотрудники, которые временно берут на себя обязанности руководителя, должны ознакомиться с этим документом, а высшее руководство — поставить статус «одобрено».

После чего нужно вручную проставить в трекинговой программе Time Doctor, которая фиксирует отработанное время, по 8 часов на каждый день отсутствия. Таким образом время отпуска будет считаться как оплачиваемое.

Основы делегирования

Существуют некоторые основные принципы, которые помогут вам делегировать задачи эффективно:

1. Выберите подходящего человека для задачи, учитывая его навыки, опыт и текущую рабочую нагрузку. Убедитесь, что у сотрудника есть все необходимые ресурсы и информация для выполнения задачи.

2. Четко опишите, что требуется сделать. Объясните цель задачи и то, как ее успешное выполнение влияет на общую работу команды или организации.

3. Если задача новая для сотрудника, возможно, потребуется обучение. Предоставьте необходимую поддержку и укажите, где можно получить дополнительную информацию или помощь.

4. Убедитесь, что сотрудник полностью понял задачу и что от него ожидается.

5. Установите ясные сроки для выполнения задачи. Это поможет организовать работу и позволит отслеживать прогресс.

Ошибки при делегировании и способы их избежания

Чтобы процесс делегирования был успешным, избегайте следующего:

1. Недостаток доверия. Делегирование означает передачу ответственности, а не контроля. Важно доверять вашим сотрудникам и разрешать им выполнять задачи самостоятельно.

2. Неполная передача обязанностей. Иногда руководители делят задачи на части и передают их разным сотрудникам. Это может привести к путанице и отсутствию ответственности. Если возможно, передавайте целую задачу одному сотруднику.

3. Недостаток обратной связи. Обратная связь важна для того, чтобы сотрудники могли улучшать свои навыки и понимание задач. Дайте им знать, что вы думаете об их работе.

4. Отсутствие четкого объяснения. Убедитесь, что каждый сотрудник знает, что от него ожидается и как он должен выполнить свою задачу.

Управление на расстоянии

В некоторых случаях, вам может понадобиться управлять работой во время отпуска. Если появился срочный вопрос, который не решится без вашего участия, проведите координацию с вашим заместителем и согласуйте план действий. Благодаря электронной почте, мессенджерам и облачным хранилищам возможно работать удаленно. Но только в экстренных ситуациях — не жертвуйте своим отдыхом, чтобы контролировать каждую мелочь.

Возвращение из отпуска

Возвращение из отпуска — еще один важный этап, который требует особого внимания. Начните с анализа выполненных задач и оценки работы команды в ваше отсутствие. Также стоит подготовить план действий на ближайшие недели после отпуска, чтобы снова войти в рабочий ритм.

Вывод

Правильное делегирование — это ключ к эффективной работе команды, даже если руководитель временно отсутствует. Подготовьтесь к отпуску заранее. Закройте максимальное количество задач и сделайте часть работы наперед. После чего распределите обязанности между подчиненными и дайте им четкую инструкцию. Не пытайтесь переложить важные стратегические задачи на других — лучше они дождутся вашего возвращения, чем что-то пойдет не так. 

Делегируйте всю рутину, учитывая нагрузку сотрудников. Убедитесь, что они поняли суть заданий и смогут с ними справиться. Будьте на связи, но не включайтесь в работу целиком. А то рискуете вместо отпуска получить работу на удаленке. Если хотите узнать больше об управлении командой и выходе из операционной деятельности — приходите на мой мастер-класс «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена». Это антикризисная инструкция, которую вы сможете применить в компании, чтобы работа стала более слаженной, а сотрудники начали брать на себя ответственность.