Если вы опытный руководитель, то вы никогда не планируете за своих сотрудников. Вы ставите перед ними определенные цели и ожидания, связанные с созданием, внедрением, продажей и другими ключевыми аспектами бизнеса. После этого вы просите их разработать план на неделю с четко определенными задачами и ожидаемым временем на их выполнение. В этой статье я расскажу, как научить подчинённных правильно составлять планы. 

Обучение планированию рабочего времени

План — это не «продать товара на 100 тысяч рублей в месяц» условно. Это список конкретных задач, которые нужно выполнить сотруднику на пути к цели. 

Я требую планы от своих сотрудников уже больше 20 лет. А началось всё с разговора. 

Я собрал сотрудников и задал вопрос: «Как считаете, вы должны управлять своей работой, или она вами? Хотите ли вы быть марионеткой в руках коллег и клиентов, или все контролировать?» Конечно же, все хотели управлять работой. Поэтому нужно донести до них, что без недельного плана сделать это невозможно. Если сотрудник не может назвать список дел, которыми он будет заниматься, то о каком контроле может идти речь? Тогда они согласились со мной. 

Также им хотелось, чтобы их коллеги полностью контролировали свою работу, ведь многие подразделения действуют в связке. После этих аргументов я предложил им начать планировать.

Инструменты для планирования задач

Существует множество инструментов и приложений для планирования задач, и выбор подходящего может быть сложной задачей. Важно учесть потребности вашей команды и особенности вашего бизнеса. Ниже представлен обзор нескольких популярных инструментов:

• Asana: Этот инструмент идеально подходит для управления проектами и задачами. Он предоставляет широкие возможности для создания задач, назначения ответственных лиц и отслеживания сроков выполнения.

• Trello: Trello базируется на системе карточек и досок, что делает его интуитивно понятным и легким в использовании. Этот инструмент отлично подходит для команд, предпочитающих визуальное управление задачами.

• Microsoft Planner: Если ваша компания использует экосистему Microsoft, то Planner может стать отличным выбором. Он интегрируется с другими инструментами Microsoft и обеспечивает совместную работу над задачами.

• ClickUp: Это многофункциональный инструмент, который предлагает широкий спектр возможностей для управления задачами, проектами и командой. Он может быть настроен под специфические потребности вашей компании.

• Tonnus: Это комплексная система, которую разработала наша компания, она состоит из платформы для управления бизнесом и помощников-драйверов. Она полностью забирает на себя всё оперативное управление и освобождает время владельца для стратегического управления компанией.

Как выбрать оптимальный инструмент для вашей команды

При выборе инструмента для планирования задач необходимо учитывать следующие факторы:

• Потребности команды: Понимание потребностей и предпочтений вашей команды является первым шагом. Обсудите сотрудниками, какие функции им необходимы для эффективной работы.

• Интеграции: Проверьте, какие интеграции предоставляет выбранный инструмент. Интеграция с другими приложениями и сервисами может значительно упростить рабочий процесс.

• Бюджет: Учтите бюджет вашей компании. Некоторые инструменты бесплатны, но могут предоставлять платные дополнительные возможности.

• Масштабируемость: Подумайте о том, как инструмент будет масштабироваться по мере роста вашего бизнеса.

Принципы эффективного планирования

1. Разделение задач на подзадачи

Подход разделения на подзадачи является фундаментальным элементом эффективного планирования. Вместо того чтобы рассматривать задачу как целостность, разбейте ее на более мелкие и управляемые части. Это позволит ясно определить шаги, необходимые для завершения задачи, и упростит контроль над выполнением.

2. Оценка сложности и времени на выполнение

Правильная оценка сложности и времени на выполнение задачи является ключевым элементом планирования. Убедитесь, что вы и ваша команда способны реалистично оценивать объем работы и не заниматься “перегрузкой” себя задачами. Это поможет избежать стресса и недопониманий во время выполнения проектов.

3. Учет рабочих пиков и спадов у каждого сотрудника

Каждый член вашей команды может иметь свои собственные рабочие пики и спады в течение дня. Учитывайте эти особенности при распределении задач. Дайте сотрудникам возможность работать в течение времени, когда они наиболее продуктивны. Это позволит им эффективнее справляться с задачами.

Как избежать перегрузки на работе

Перегрузка на работе может негативно сказаться на здоровье, производительности и общем качестве жизни. В этом разделе мы рассмотрим некоторые ключевые методики и стратегии, которые помогут вам избежать перегрузки на работе и эффективно управлять стрессом.

1. Техники управления стрессом и перегрузкой

Умение эффективно управлять стрессом — это фундаментальный навык для избегания перегрузки. Используйте следующие техники:

• Релаксация и дыхательные упражнения: Практика релаксации и глубокого дыхания помогает снизить уровень стресса и восстановить эмоциональное равновесие.

• Установление приоритетов: Определите, какие задачи действительно важны, и сосредоточьтесь на них. Избегайте разбавления внимания на мелкие и незначительные задачи.

• Делегирование: Передача некоторых задач другим членам команды может снизить вашу рабочую нагрузку. Делегируйте задачи тем, кто может с ними справиться.

2. Важность регулярных перерывов

Регулярные перерывы в работе играют важную роль в предотвращении перегрузки. Не забывайте делать короткие перерывы для отдыха и разминки в течение дня. Это помогает восстановить энергию и улучшить концентрацию.

3. Значение гибкости в планировании и адаптации к изменениям

Гибкость в планировании — это ключевой аспект управления рабочей нагрузкой. Понимайте, что планы могут меняться, и будьте готовы адаптироваться к новым обстоятельствам. Не бойтесь пересматривать задачи и сроки, если это необходимо.

Методы установления приоритетов

1. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который помогает классифицировать задачи на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:

Важные и срочные задачи (Квадрант I): Эти задачи требуют вашего немедленного внимания и решения. Они являются приоритетом.

Важные, но не срочные задачи (Квадрант II): Эти задачи важны, но у них нет сроков. Планируйте время для их выполнения, чтобы избежать перегрузки в будущем.

Срочные, но не важные задачи (Квадрант III): Эти задачи могут создавать ложное чувство срочности, но они не имеют высокой важности. Постарайтесь минимизировать время, проведенное над ними.

Не срочные и не важные задачи (Квадрант IV): Эти задачи не приносят значительной ценности и могут быть отложены или вообще исключены из вашего плана.

2. Правило 2/8

Правило 2/8, также известное как принцип Парето, гласит, что 20% усилий приводят к 80% результатам. Определите те задачи, которые приносят наибольшую ценность, и сосредоточьте на них свое внимание. Это позволит вам более эффективно использовать свое время и ресурсы.

3. Техника ABC

Техника ABC позволяет классифицировать задачи по их приоритету:

Задачи типа A: Это задачи высшего приоритета, которые должны быть выполнены как можно скорее.

Задачи типа B: Это задачи среднего приоритета, которые не так срочны, как задачи типа A, но все равно важны.

Задачи типа C: Это задачи низкого приоритета, которые могут быть отложены или удалены.

Человек, у которого нет плана, не знает, что он будет делать сегодня и в течение недели. По сути, он плывет по течению. Если он достигнет цели, это будет, скорее, стечение обстоятельств. Поэтому для успешной работы компании вам нужны сотрудники, которые умеют чётко планировать свои рабочие дни, расставлять приоритеты и соблюдать тайминги. А ваша задача как руководителя — их этому научить.