Измерять результаты хочется, измерять их необходимо. В этой статье расскажу, почему чаще всего возникают сложности с измерением результатов сотрудников и конечно, как с этим справиться. Прежде всего хочу сказать, что точно измерить результат любого сотрудника или руководителя можно и это не сложно. Только нужно разобраться с парочкой каверзных моментов.

Управлять современной компанией без KPI (key performance indicator) практически невозможно. Разделение функций и специализация помогают повысить эффективность бизнеса в целом, но одновременно создают угрозу. Из-за отсутствия результатов у одного из сотрудников может пострадать вся компания. Например, когда специалист по найму не может рекрутировать нужных специалистов, останавливается развитие всей компании. Если не справляется снабженец, останавливается производство и т.д. Чтобы удерживать постоянный контроль над всеми процессами необходимо регулярно измерять результаты. Только KPI дает возможность руководителям видеть “узкие места” в процессах компании, которые сдерживают рост. Можно сказать, что руководить без KPI – все равно что пытаться ловить черного кота в темноте.
Если есть точное понимание, в чем заключается результат – продукт сотрудника, несложно придумать способ измерения. Что в этом сложного? Но часто у сотрудника есть несколько разных продуктов, каждый из которых важен. Но правда, не все они одинаково важны. Даже у обычного продавца есть несколько разных продуктов: порядок в торговом зале, выкладка на полках, довольные общением покупатели и т.д. Продуктов несколько, но главный продукт у него один – выручка. Если продавец не сделает выручку, все остальные продукты не важны, и более того — никто другой в компании за него выручку не сделает. Поэтому можно сказать, что главный продукт продавца – выручка. Это очевидно и поэтому с измерением результатов продавцов обычно проблем нет.

С измерением результатов бухгалтера ситуация сложнее. Если спросить у руководителей компаний, какой самый важный продукт бухгалтера, мы получим множество разных ответов: низкие расходы, отсутствие претензий налоговой, хороший учет, своевременная отчетность и т.д. Причем, по опыту, единства во мнениях не будет. Руководители сами не знают, какой из его продуктов главный. Именно это «не знание» является причиной, почему они не могут придумать хороший KPI для измерения его результатов. В тоже время у большинства бухгалтеров очень похожие обязанности. И даже в стандартных должностных инструкциях сказано, что его основные задачи заключаются в том, чтобы определить учетную политику и организовать учет.

Его работа заключается в том, чтобы создать систему учета в компании, которая позволит оперативно вести учет и получать отчеты. Можно сказать, что основной продукт главного бухгалтера – безупречно работающая учетная система, в которой все операции отражаются своевременно и точно. Как только вы понимаете, что его главный продукт – система учета, становится понятно, как это можно измерить количественно. Например, просто измерить количество отдельных операций, который были точно и своевременно отражены в учете за неделю или за месяц.

Но как только вы таким способом начнете измерять результаты главбуха, сразу же получите вопрос: «А как я могу повлиять на это? Ведь я же могу влиять на количество операций?!» Справедливое возражение, как правило бухгалтер действительно не может повлиять на количество совершаемых хозяйственных операций. Он влияет только на то, чтобы все хозяйственные операции были вовремя и точно отражены в учете. Если отдел продаж не продаст, а склад не отгрузит — операций не будет, что сразу же снизит KPI бухгалтера. Но обратите внимание, ведь результаты бухгалтера в этом случае действительно снизились — хозяйственных операций отражено в учете меньше чем раньше. И вышестоящий руководитель должен это видеть.

Падение KPI из-за того, что кто-то другой снизил производительность — момент, когда руководитель сталкивается с тем, что сотрудникам не нравится такой подход к измерению результатов их работы. Они хотят, чтобы измерялся не результат, а их усилия или желание работать. Особенно острыми эти несогласия становится при попытках привязать заработную плату к KPI. Такая «привязка» во время внедрения KPI – распространенная ошибка.

Это является ошибкой потому что результаты сотрудника могут снизиться как из-за того, что он сам плохо работает, так и из-за того, что кто-то другой не выполняет свои функции. В первом случае привязать зарплату к результатам измерения было бы разумно, во втором – несправедливо. Но опыт говорит, обе причины возникают одинаково часто. Руководитель заходит в тупик: с одной стороны нужно беспристрастно измерять основной результат, по нему оценивать и вознаграждать, а с другой стороны – результат не всегда зависит именно от этого человека.

На самом деле здесь нет никакого противоречия. Нужно просто понять, что количественное измерение результатов необходимо руководителю чтобы управлять не отдельным сотрудником или подразделением, а бизнес-процессом всей компании. Падение KPI – это просто сигнал о том, что нужно срочно найти и устранить причину падения. Само по себе измерение не покажет, причину падения. Именно по этому KPI является «показателем», он только лишь демонстрирует, что нечто хорошее пли плохое происходит, показатель – не причина происходящего.

Когда KPI снижается, руководитель должен немедленно сделать инспекцию, собрать дополнительные данные и разобраться, почему это произошло. Причина может быть в работе этого подразделения, а может быть и нет. Снижения не обязательно означает, что руководитель должен воздействовать именно на этого сотрудника.

KPI значительно облегчает работу руководителя, но не заменяют здравый смысл. Он является индикатором, который показывает, как идут дела. Если вы это понимаете, то у вас не появится желания заменить измерение главного продукта на измерение каких-то второстепенных, более управляемых с точки зрения сотрудника. Согласитесь, ведь первое побуждение в отношении измерения результатов бухгалтера — измерять что-то второстепенное: отсутствие ошибок, отсутствие штрафов, своевременность и полноту отчетов. Но если пойти по такому пути, KPI будет давать красивые графики, даже когда бухгалтерия ведет учет в десять раз меньше, и сотрудники будут довольны. Но если руководитель пойдет на это и согласится использовать KPI, измеряющий второстепенные продукты, он просто будет слеп в отношении происходящего.

Подводя итог, можно сказать:

• Если сложно придумать, как измерить результаты кого-то из сотрудников, разберитесь в точности, каков его главный продукт.
• Измеряйте количество продукта при установленных параметрах качества в первую очередь.
• Используйте результаты измерений для того, чтобы найти проблему и затем убедиться, что вы ее исправили. Само по себе измерение результатов не работает как автопилот.
  Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >

Желаю вам успехов в применении количественного измерения результатов – это надежная основа для деятельности руководителя любого уровня.