Как без рисков организовать удалённую работу сотрудников

Исследование компаний FlexJobs и Global Workplace Analytics показало, что за последнее десятилетие объём удалённой работы вырос на 91%. И это неудивительно, ведь она включает большое количество преимуществ как для сотрудников, так и для работодателей. Например, первые экономят время на дорогу, имеют возможность работать из любой точки мира, проводить больше времени с семьёй и так далее. А вторые экономят на офисных расходах и получают возможность найма специалистов независимо от их местоположения. 

Если вы давно хотели перевести сотрудников на удалёнку или выстроить гибридный график работы, но не знаете как это реализовать — я расскажу обо всём подробно в статье. 

Спланируйте план перехода на удалённую работу

Первый шаг к организации удалёнки для команды — это оценка готовности бизнеса к работе в новом формате. Все плохо выстроенные процессы становятся ещё более очевидными, когда команда работает онлайн. Опрос, проведённый Институтом лидерства и менеджмента, показал, что 88% удалённых сотрудников считают, что их компания испытывает трудности с обеспечением грамотно выстроенной коммуникации.  

Поэтому главное, что нужно сделать — оптимизировать процессы или проще говоря — убедиться, что все понимают, как работает бизнес-система. При этом здесь важно согласие коллектива, люди — это не машины, к каждому сотруднику нужно найти подход, вдохновить и мотивировать свой выбор работать иначе. 

Вам важно продумать:

  • систему контроля и мотивации;
  • рабочий график сотрудников;
  • обеспечить подходящие инструменты и сервисы для удалёнки. 

О том, какие инструменты вам понадобятся я расскажу в следующей главе.

Выберите инструментов для удалённой работы 

Для организации удалённой работы существует огромное количество разных инструментов и сервисов. Но не стоит переусердствовать, согласно исследованиям, 43% работников умственного труда говорят, что им приходится переключаться между слишком большим количеством приложений, чтобы выполнить базовую работу.

 Мастер-класс  Как усилить команду и выйти на новый уровень бизнеса

Вам не нужны инструменты просто ради того, чтобы иметь их. Действуйте от обратного — сначала определите потребности вашей команды, а затем найдите технологии для их удовлетворения. 

Расскажу об инструментах, которые мы используем в Business Booster. Главный из них — Time Doctor. Это программное обеспечение, которое делает скриншоты экрана и фиксирует хронометраж рабочего времени специалистов. 

У нас в Business Booster все сотрудники обязаны использовать Time Doctor, благодаря этому руководители отделов понимают, над чем на самом деле работают их подчинённые. Кроме того, инструмент помогает специалистам лучше планировать свою работу — эффективно распределять время и получать больше результатов.

Единственная проблема внедрения этого программного обеспечения — возможный дискомфорт подчинённых. Некоторые сотрудники могут высказывать недовольство новым инструментом или даже начать говорить об увольнении. Поэтому здесь важно объяснить коллективу, что Time Doctor — это просто инструмент повышения эффективности и результативности, а не карательный механизм.

Помимо Time Doctor, мы в Business Booster успешно используем другие инструменты:

  1. За систему коммуникации отвечает Zoom. В нём проводятся все координации, встречи компании, отчётные созвоны и так далее.
  2. Постановка задач и управление проектами проводится в отдельном сервисе Business Booster Platform, но вы для этих целей можете использовать Trello, Notion, Asana, Jira и любые другие программы с похожим интерфейсом. 
  3. Облачное хранилище — важный инструмент для сохранения всех данных компании. В нашей компании используется Google Диск, но каждый бизнес может выбрать наиболее удобное для себя облако.
  4. Электронная почта и мессенджеры для оперативной коммуникации: Gmail, Outlook, Slack, Telegram и любой другой сервис.
  5. Вам понадобятся «виртуальные офисы», в которых сотрудники смогут совместно составлять и редактировать документы. Например, Google Workspace или Microsoft 365.

Эти инструменты помогут обеспечить эффективное взаимодействие и организацию работы на удалёнке. Но кроме инструментов, также важная структура деятельности. О ней поговорим в следующей главе. 

Организуйте рабочие процессы и коммуникацию

Чтобы организовать эффективную работу бизнеса на удалёнке, важно построить систему управления. Первым делом нарисуйте функциональную структуру компании, чтобы по ней было понятно, кто за что отвечает и кто кому подчиняется. Дайте сотрудникам конкретные должностные инструкции, еженедельное планирование и координации. Также важно понимать, что не у всех сотрудников могут быть условия для удалённой деятельности. Если их нет, вам нужно организовать коворкинг — какое-то место, где подчинённые смогут работать. 

Далее можно переходить к созданию эффективной структуры рабочего дня и недели, для этого я предлагаю создать отдельные регламенты. Они должны включать в себя несколько моментов: 

  • продуманную систему контроля и мотивации; 
  • обустройство рабочего места;  
  • планирование и приоритизацию — как начать день без спешки, составить пошаговый план задач, выбрать наиболее приоритетные задачи;
  • инструкцию по ритуалам переключения — создание сотрудником ритуала перехода с домашнего режима на рабочий;
  • регулярные отчёты.

Вести ежедневные или еженедельные отчёты важно для отслеживания рабочего прогресса. В нашей компании для этих целей проходят созвоны по Zoom каждый день и каждую неделю, а раз в квартал мы встречаемся с руководителями департаментов для обсуждения достижений за период. 

Кроме того, я сторонник включённой камеры на отчётных координациях. Это мотивирует сотрудников поддерживать профессиональный внешний вид, поэтому руководители не должны стесняться просить подчинённых об этом. Конечно, бывают экстренные ситуации или плохие бытовые условия, на это нужно делать скидку по договорённости с сотрудником. 

С организацией рабочего процесса и коммуникациями разобрались, но этого мало для продуктивной деятельности сотрудников. Чтобы команда работала эффективно регулярно, нужна мотивация. О ней поговорим в следующей главе.

Поймите, как не допускать типичных проблем на удалёнке

Поддерживайте мотивацию и продуктивность команды

Мотивация бывает материальной и нематериальной. С первой всё прозрачно — это достойная заработная плата, KPI, премии и так далее. Со второй немного сложнее. Если вы хотите сохранить талантливых специалистов при переводе коллектива на удалённую работу, важно понимать две вещи, которые их мотивируют. Первое — это игра, в которую играет ваш бизнес. И второе — возможность стать более компетентными и сыграть лучшую партию в этой игре. Отсюда складываются 3 основных компонента:

  1. Нужно усиливать идеологию компании, объясняя людям, почему то, что вы делаете — очень важно. Мотивация — как воздушный шар, который вы накачиваете. Но сотрудники находятся не в вакууме, а в реальной среде —  каждый день их расстраивают новости, какие-то коллеги или клиенты, у них что-то не получается в работе. 

Все это проделывает маленькие дырочки в воздушном шаре, поэтому, если вы прекратите его надувать, он быстро сдуется. Кроме того, чем масштабнее ваша компания, тем больше потенциальных дыр в виде плохих новостей может появиться в шаре. Поэтому с ростом бизнеса, вы должны делегировать надувание шара руководителям, рассказывая о целях компании, идеологии, культуре и принципах. 

  1. С каждым специалистом вы должны продумать чёткий план, по которому он будет делать карьеру в компании. Но здесь есть нюанс — если сам бизнес не имеет перспективы роста, то сотрудникам в нём сложно вырасти, они неизбежно упрутся в потолок. 
  2. Хорошие специалисты всегда обучаются и растут, поэтому вы должны предоставить им инструменты для развития. Мастер-классы, онлайн-библиотеку, курсы — всё что угодно для повышения квалификации. 

При этом для применения этих компонентов вам не надо бросать на них все ресурсы компании. Первый и второй вообще не требуют никаких денег, а на реализацию третьего нужно совсем немного средств. 

Мотивированные сотрудники — ключ к регулярно эффективной работе. Я уже перечислил основные компоненты и инструменты, которые помогут решить массу трудностей при переводе коллектива на удалённую работу, но существуют и другие проблемы. О них расскажу в следующей главе. 

Над статьей работали:
Теги
Статьи по теме

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close