Функции руководителя отдела продаж

В одной из прошлых публикаций мы рассказывали о том, какие задачи должен брать на себя глава предприятия, а сегодня предлагаем обсудить обязанности и функции руководителя отдела продаж. Мы постарались подготовить материал, который будет полезен как владельцам бизнеса, чья компания дошла до той стадии развития, когда пора организовывать отдел сбыта, так и наёмным сотрудникам, претендующим на руководящую должность в сфере продаж. Приятного чтения.

Кто подходит на роль РОПа

Положение руководителя среднего звена трудно назвать простым. Управляя командой менеджеров, он имеет над собой непосредственное начальство, а потому часто оказывается между молотом и наковальней: к сожалению, интересы рядовых сотрудников часто расходятся со стратегическими целями, установленными высшим руководством. Организация требует притока выручки, роста эффективности, а работники порой не желают быть эффективными, надрываться ради плана и следовать стандартам.

Генеральный директор далеко, а взаимодействовать с командой приходится каждый день. Порой, боясь потерять лояльность подчинённых, руководитель принимает их сторону, тем самым вставая в оппозицию по отношению к интересам компании, которые он должен реализовывать. И тогда он предпочтёт изобретать для своего начальства десятки убедительных доказательств, что выполнить поставленные задачи невозможно, вместо того чтобы разрабатывать план реализации намеченных целей.

Конечно, такой слабохарактерный человек не годится на роль руководителя, поскольку бизнесу от него больше вреда, чем пользы. Нелояльные сотрудники были и будут всегда, задача руководителя — правильно мотивировать коллектив и заменить непробиваемых лентяев на добросовестных работников.

Качества, которыми должен обладать соискатель

Для любого структурного подразделения совершенно нормально, когда во главе его ставят лучшего из рядовых сотрудников: было бы странно назначить мастером ремонтной бригады товароведа, а руководителем отдела сбыта — программиста. Поэтому вакантное место, как правило, достаётся одному из менеджеров.

Однако необходимо понимать, что звание лучшего продавца не всегда гарантирует прекрасное выполнение функционала начальника отдела. Руководитель отдела сбыта — это не столько «продажник», сколько администратор.

Следовательно, нужно подбирать такого человека, который стремится овладеть методиками управления задачами и людьми. В данном случае лояльность компании, амбициозность и лидерские качества гораздо важнее, чем личные показатели по плану продаж.

Руководитель отдела продаж: обязанности и функции

Руководитель отдела продаж: обязанности и функции

Входят ли продажи в круг обязанностей РОПа? Да, руководитель должен продавать, однако нельзя допускать ситуаций, когда большую часть выручки приносит компании начальник отдела, иначе у него не останется времени на выполнение своих прямых обязанностей.

И здесь возникает вопрос мотивированности руководителя отдела сбыта. Если его доход зависит в основном от личных продаж, он будет проводить рабочее время с клиентами, а не за отчётами и графиками. И ничего с этим не поделать, пока вы не сумеете выстроить мотивацию таким образом, чтобы вознаграждение руководителя зависело от результатов всего подразделения.

Начальник отдела сбыта не должен тянуть отдел на себе, его задача — помогать менеджерам, быть наставником, анализировать качество работы, контролировать, поощрять, наказывать. Навыки, знания, умения — это тоже ресурс, которым начальник должен обеспечивать свой отдел. Обучение — одна из важнейших функций руководителя, особенно если небольшая компания не может позволить себе содержать компетентного тренера.

Компетенции руководителя отдела продаж: с чего начинать

Если вы мечтаете сделать карьеру и занять кресло РОПа, постарайтесь для начала завоевать авторитет хорошего продавца и надёжного сотрудника, преданного интересам компании. А затем сконцентрируйтесь на развитии управленческих навыков.

Ключевые права и обязанности РОПа:

  1. переговоры со значимыми клиентами, государственными органами, подготовка сопроводительной документации;
  2. формирование планов продаж по различным периодам: неделя, месяц, год;
  3. контроль отгрузки продукции по договорам;
  4. распределение заявок между менеджерами;
  5. участие в формировании ценовой и рекламной политики;
  6. контроль процесса поиска новых заказчиков;
  7. анализ спроса и потребностей целевой аудитории;
  8. обеспечение циркулирования информации по вертикальным и горизонтальным связям: начальник — подчинённый, отдел сбыта — транспортный отдел и т. п.;
  9. внесение предложений по улучшению работы подразделения;
  10. организация дополнительного обучения менеджеров;
  11. заключение договоров по продажам;
  12. обеспечение комфортных условий труда.

Мотивация руководителя «продажников»

РОП должен иметь одного непосредственного руководителя — генерального либо коммерческого директора, возможно, находиться в прямом подчинении владельца бизнеса, это зависит от особенностей оргсхемы компании.

Система мотивирования руководителя отдела должна учитывать не только непосредственно продажи, но и множество других функций, исполняемых начальником. В любом случае, если вы хотите получить специалиста высокого класса, не скупитесь на денежное стимулирование, иначе придётся довольствоваться не слишком компетентным сотрудником.

Впрочем, чрезмерно переплачивать тоже ни к чему. Мотивирующая схема должна складываться из двух древнейших инструментов: «кнута» (штрафов) и «пряника» (премий). Финансовый стимул основывается на твёрдом окладе, который может дополняться различными премиями: процент от финансовых успехов отдела сбыта, бонус с личных продаж, пропорциональное вознаграждение по результатам всей организации.

Однако начальник отдела продаж, помимо финансовых, должен иметь и иные стимулы, нематериальные бонусы, среди которых могут быть: комфортное рабочее место, прекрасное техническое оснащение, отдых за счёт компании, право не отчитываться о нахождении на рабочем месте, расширенный полис медицинского страхования.

Если руководящий сотрудник будет иметь право хотя бы частично влиять на список своих мотиваций, это станет залогом стремления к эффективной работе отдела.

Мотивация руководителя «продажников»

Алгоритм управления персоналом

Управление процессом сбыта подразумевает, что начальник должен не только поддерживать существующие объёмы реализации, но и стремиться к их увеличению. Зная основные этапы управления отделом (анализ, планирование, организация процесса, контроль), можно сформировать индивидуальный алгоритм управления.

Планирование осуществляется на основе отчётности предыдущего периода, которая складывается из результатов анализа личных достижений каждого менеджера и подразделения в целом. Следовательно, менеджеры должны заботиться не только об уровне индивидуальных результатов, но и понимать важность командной работы для достижения поставленных перед отделом целей.

Каждый сотрудник должен подчиняться правилам, установленным РОПом, понимая, что он является структурной единицей и выполняет свою функцию, важную для всего механизма продаж.

Осуществляя контроль, руководитель должен найти индивидуальный подход к каждому из подчинённых, поддерживать доверительный (но не панибратский) контакт, чтобы своевременно узнавать о возникающих трудностях и оперативно разрешать их совместно с сотрудником (заодно осуществляя наставническую функцию).

Мотивация персонала

Персонал отдела продаж, как и любого другого структурного подразделения, должен быть надлежащим образом мотивирован для эффективного выполнения своей работы.

В последнее время среди экспертов по управлению персоналом распространилась концепция, что поощрения линейного персонала дают больший эффект, чем наказания. Согласно этой идее, мотивация — это ожидания сотрудника относительно вознаграждения за выполненную работу. Очень важно понимать, какие стимулы имеют ценность для ваших подчинённых: если работник не чувствует соответствия между вознаграждением и затраченными усилиями на благо компании, то в следующем отчётном периоде у него не будет желания работать.

Кроме того, ни в коем случае нельзя применять методы уравниловки: поощрение одинаковыми «мотивашками» обесценивает награду. Система стимулирования должна учитывать стаж, профессионализм, результативность и другие особенности, которые выделяют сотрудника из общей массы.

Круг обязанностей руководителя отдела сбыта

Круг обязанностей руководителя отдела сбыта

Точный перечень функций начальника отдела продаж определяется спецификой конкретного бизнеса. Тем не менее можно выделить ключевые обязанности РОПа, обязательные для любого направления бизнес-деятельности.

Стратегия

Стратегические задачи связаны с позицией продукции на рынке, имиджем компании, составом целевой аудитории и другими факторами.

Формирование бизнес-плана по продажам

Планирование любого проекта начинается с плана реализации продукции. Бизнес всегда сопряжён с рисками, однако если на первоначальном этапе подготовки плана руководитель не принимает участия формировании документа и не готовит план достижения утверждённых показателей, то риск провала проекта возрастает в разы.

При этом важно придерживаться верной последовательности действий: сначала подбирается команда менеджеров, а уж после, на основе качества имеющегося персонала, выстраивается схема действий по реализации продукции.

Декомпозиция

Декомпозицией называется разбивка плана по периодам и отдельным сотрудникам. Это настолько важный, а главное — наглядный для менеджеров, инструмент контроля продаж, что просто удивительно, как мало руководителей используют его на практике.

Приведём пример. Предположим, планом установлен объём продаж на месяц, равный миллиону рублей. В компании трудится пять линейных менеджеров по продажам (личное участие в продажах РОПа опустим для краткости).

Получается, что за каждый из двадцати двух рабочих дней сотрудники должны продавать на сумму 45454,5 р. Следовательно, доля каждого менеджера в день составляет:

45454,5 / 5 = 9090,90

Допустим, во вторник менеджеры не смогли выполнить план — вместо запланированных сорока пяти тысяч было реализовано продукции на тридцать пять тысяч рублей. Значит, остаток переносится на следующий рабочий день:

45454,5 + 10000 = 55454,5

А теперь осталось разделить эту сумму на пятерых работников: получается, в среду личные продажи каждого работника должны составить 11090,9 рублей.

Потребительские свойства продукции

Технологи и маркетологи могут владеть всем спектром научных техник и методов продвижения товара, однако именно продавцы имеют непосредственный контакт с целевой аудиторией, а кроме того, досконально осведомлены обо всех преимуществах и недостатках реализуемой продукции. Поэтому на начальника отдела сбыта часто возлагают обязанность систематизировать пожелания клиентов и формировать предложения по изменению продукции.

Психология сотрудника

Многие люди склонны жить в прошлом, постоянно возвращаясь мыслями к тому, что раньше было лучше. В контексте сотрудника отдела продаж эту концепцию можно представить как убеждение, что несколько лет назад и клиент был сговорчивее, и конкуренция меньше, и планов таких «драконовских» не ставили. Подобный настрой демотивирует как самого работника, так и его коллег.

Другая тенденция известна психологам под названием «синдром отложенной жизни». Менеджер постоянно ждёт формирования каких-то особенных условий, для того чтобы наконец начать продавать в полную силу: наступления сезонности, установки нового оборудования и т. п.

Задача руководителя — постоянно корректировать видение подчинённых, возвращать их в реалии сегодняшнего дня. Для этой цели можно использовать несколько простых, но действенных техник.

  1. Постановка личных целей по SMART — аббревиатура подразумевает конкретизацию, измерение, степень выполнимости, уровень обеспечения ресурсами и срочность поставленной цели. Придерживаясь техники SMART, руководитель может обсуждать с сотрудником поставленные цели: покупка квартиры, обучение детей, отдых за границей.
  2. Зафиксировав цель, руководитель периодически напоминает о ней подчинённому с помощью фраз-маркеров, содержащих ключевые слова: «квартира», «море», «университет».
  3. Растяжка — это ещё одна техника, которая основана на свойственном человеку желании иметь больше благ. Демонстрируя какие-либо материальные плоды своего труда, руководитель мотивирует подчинённых поднять свою зону комфорта на новый материальный уровень. Чтобы удовлетворить новые потребности, сотрудник вынужден стремиться к высоким трудовым результатам. Здесь главное — не переборщить: если хвалиться перед сотрудниками благами, существенно превышающими их возможности, можно добиться негатива в свой адрес и потери даже имеющейся мотивации.
  4. Уменьшение доходов сотрудников вполне оправдано при падении доходов компании, притом не обязательно урезать зарплаты. Можно уплотнить коллектив, распределив новые обязанности, за которые каждый сотрудник будет получать тот же оклад.

Оперативные обязанности

В функционал РОПа входит комплексный контроль текущей работы отдела продаж, который осуществляется через ряд инструментов:

  • контроль ежедневной активности, результативности менеджеров с помощью системы показателей;
  • формирование отчётов по продажам;
  • планирование отгрузок по заявкам;
  • организация ежедневных планёрок, еженедельных (до одного часа) собраний, текущих пятиминуток, на которые выборочно приглашаются два-три относительно свободных сотрудника.

Целью этих собраний является подведение итогов по каждому сотруднику и отделу, постановка задач на предстоящий период, проработка допущенных ошибок.

Процессные обязанности

Процессными называют обязанности, связанные с продающими бизнес-процессами. В динамичной рыночной среде процесс продаж должен развиваться, совершенствоваться, подстраиваться под динамику внешней и внутренней среды.

Бизнес-процесс не существует в вакууме, он тесно связан с другими процессами компании, следовательно, взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерией, маркетологами, производством) является процессными обязанностями руководителя отдела.

Кадровая работа

Начальник отдела продаж (да и любого другого структурного подразделения) должен принимать активное участие в процессах найма, обучения и увольнения своих подчинённых. Руководителю должна отводиться существенная роль в формировании системы мотивации.

Кадровая работа

В конце концов, за невыполнение объёма продаж коммерческий директор спросит не кадровика и не с эксперта по описанию бизнес-процессов, а с РОПа. Следовательно, ему и решать, кто в команде нужен, а с кем лучше расстаться.

В обязанности руководителя также входят различные этапы обучения кадров:

  • первичная стажировка новичков;
  • отработка проблемных зон (когда «проседают» конкретные показатели);
  • разбор ситуационных затруднений;
  • стратегическое обучение — при внедрении новых инструментов;
  • квалификационное — обучение новым техникам и приёмам продаж.

Должностная инструкция: описание обязанностей и функций руководителя отдела продаж

Стандартизированная инструкция для управляющего отделом сбыта состоит из нескольких обязательных разделов, которые могут дополняться в зависимости от специфики и коммерческих потребностей организации.

  1. Общие положения — этот раздел содержит сведения о сути должности, необходимом уровне компетенций, определяет иерархию подчинения, в которую входит должность РОПа. Здесь же прописаны основные знания и навыки, которыми должен обладать сотрудник.
  2. Раздел «Должностные обязанности» подробно и полно описывает основные обязанности работника, которые мы обсуждали выше.
  3. Права и ответственность — этот параграф закрепляет права, предусмотренные трудовым законодательством, а также перечень прав, характерный для данной должности: право принятия решений по ряду вопросов, контроль за работой подчинённых, постановка задач, информированность относительно решений, касающихся работы подразделения.
  4. Личные качества — этот раздел редко включают в должностные инструкции линейного персонала, однако при руководящем характере должности личные качества сотрудника приобретают важное значение. Руководитель должен обладать высокой работоспособностью, стрессоустойчивостью, лидерскими качествами, коммуникабельностью, аналитическим складом ума и способностью к быстрому усвоению новой информации.

Особенности профессии «руководитель отдела продаж»

Должность начальника отдела реализации продукции востребована во многих компаниях любой отрасли: промышленной, торговой, обслуживания населения.

История возникновения

Спрос на профессиональных продавцов существенно вырос к началу ХХ века, когда торговый бизнес стал более динамичным благодаря научным достижениям: появлению средств связи, развитию транспортной отрасли. Тенденция укрупнения, охватившая мир, не миновала и бизнес-структуры: сформировались системы торговых баз, разрослись торговые сети. Наращивание объёма проводимых операций привело к необходимости создания отдельных подразделений, занимающихся продажами. Тогда же возникла потребность в специалистах, способных управлять этими отделами.

Каким должен быть начальник отдела продаж

  • опыт работы на руководящей должности не менее одного года;
  • умение работать с первичной бухгалтерской документацией;
  • опыт активных продаж;
  • опыт первичной кадровой работы;
  • знание ПК и некоторых специальных программ;
  • наличие автомобиля (требуется не всегда);
  • владение иностранным языком (желательно).

Уровень заработной платы

Вознаграждение руководителей отдела продаж, как правило, носит сдельный характер и зависит от результатов работы подразделения. В зависимости от региона, величины компании, круга обязанностей зарплата может составлять от сорока до ста пятидесяти тысяч рублей.

Обучение

На такую ответственную и важную для компании должность отдел кадров приглашает, как правило, соискателей, имеющих высшее экономическое образование. При наличии высшего непрофильного образования можно воспользоваться многочисленными рыночными предложениями и окончить краткосрочные курсы, длительность которых обычно не превышает одного года.

Впрочем, следует учитывать, что солидные компании предпочитают самостоятельно формировать кадровый резерв и обучать линейных руководителей «под себя», то есть с учётом специфики данной организации.

Кроме того, начальник отдела сбыта должен обладать рядом практических навыков: ведения переговоров, работы с возражениями, закрытия сделки. То есть имеет смысл рассмотреть вариант обучения профессии, начиная с должности рядового менеджера.

Полезные рекомендации

Руководитель отдела сбыта — профессия престижная и востребованная, однако хлопотная. Управление коллективом — задача творческая, но вместе с тем она гораздо сложнее, чем продажи.

Чтобы избежать трений с коллективом и нареканий начальства, постарайтесь придерживаться несложных правил:

  1. вводя новый регламент, обязательно выполняйте его; ничто не дисциплинирует подчинённых лучше, чем личный пример начальника;
  2. соблюдайте дистанцию с подчинёнными, особенно на первых порах, иначе вами сразу попытаются манипулировать;
  3. изучите движение денежных потоков предприятия; не полагайтесь на отчёты своего предшественника — если бы они были достаточно хороши, вы бы вряд ли заняли его место; проведите собственный анализ продукта, пообщайтесь с маркетологами, послушайте телефонные переговоры менеджеров, чтобы прочувствовать вашу целевую аудиторию;
  4. изучите или составьте чёткий список обязанностей для каждого менеджера: подчинённому будет легче ориентироваться в своих ежедневных обязанностях, а вам — контролировать его работу;
  5. организуйте обратную связь: в виде личной беседы, опросников, собрания; так вы сможете быстро определить слабые места подразделения — об имеющихся проблемах люди всегда говорят с удовольствием.

Заключение

Функции руководителя отдела продаж представляют собой широкий спектр обязанностей и навыков. Это ответственная должность с выраженной спецификой, требующая определённого склада ума и характера.

Тем же, кто ищет РОПа в свою компанию, следует помнить, что руководитель отдела реализации является одной из ключевых фигур бизнеса, а потому нагружать его лишними обязанностями означает рыть яму своему предприятию. Главная обязанность начальника отдела сбыта — поднять активность подразделения, выполнить план продаж и обеспечить компанию прибылью.

Основатели Business Booster
Статьи по теме
Close