Функции руководителя отдела продаж

Должность руководителя отдела продаж относится к управлению среднего звена: планы, распоряжения, инструкции РОП получает от вышестоящего начальства — коммерческого директора, генерального директора или непосредственно владельца предприятия.

Специалист-администратор в целом отвечает за результативность работы своего отдела. В функции руководителя отдела продаж входит выполнение плана, руководство менеджерами, аналитическая и отчётная деятельность, взаимодействие с партнёрами, поставщиками, клиентами.

Должность «РОП» можно назвать одним из ключевых постов в компании, поскольку именно отдел продаж обеспечивает организацию прибылями. Задача руководителя заключается в обеспечении развития всех направлений деятельности отдела: работа с основной клиентской базой, возврат потерянной целевой аудитории, привлечение новых покупателей.

Личные качества и функции руководителя отдела продаж

Профессиональный, сильный РОП должен обладать дипломатическими талантами и быть неутомимым переговорщиком, поскольку именно на его плечи ложится основная масса переговоров с клиентами, партнёрами, поставщиками. Руководитель заключает личные сделки, принося компании гораздо больше денег, чем затрачивается на оплату его труда, а кроме того, обучает подчинённых эффективным методам работы. Следовательно, должность РОПа можно рассматривать как доходную статью финансового плана.

Полевой командир

Известно, что каждый РОП должен уметь продавать, однако не каждый хорошо продающий менеджер способен стать руководителем отдела. Начальник должен обладать лидерскими качествами и наставническими способностями. Руководитель «продажников» не должен раздавать ничем не подкреплённые инструкции. Он увлекает подчинённых собственным примером: «смотри и повторяй за мной». Задача руководителя — передавать свой опыт, навыки, знания. Он следит за появлением новых техник и приёмов продаж, пробует различные методики, а затем, выбрав лучшие инструменты, обучает менеджеров работе с ними.

Наставник и «дожимщик»

РОП принимает активное участие в кадровой работе: просматривает анкеты соискателей, проводит собеседования с кандидатами. В круг обязанностей руководителя отдела продаж входит участие в конкурсных отборах, проведение испытаний, он также оценивает профессиональное поведение кандидата в различных рабочих ситуациях, которые требуют умения и выдержки: переговоры об окончательной цене, метод «холодных звонков» и т. д.

Ответственность за обучение стажёров тоже ложится на плечи руководителя: для новых сотрудников необходимо подготовить программу адаптации, учитывающую сильные и слабые стороны каждого из принятых кандидатов, подобрать новичкам кураторов, позаботиться о том, чтобы молодые специалисты в кратчайшие сроки ознакомились со спецификой продукта, реализуемого компанией.

Кроме того, руководитель организует регулярные тренинги для персонала, цель которых — поднять на новый уровень навыки переговоров и продаж, освоить новаторские методы взаимодействия с клиентом. На обучающие мероприятия приглашаются производственные специалисты, которые рассказывают менеджерам о достоинствах, недостатках, правилах эксплуатации и прочих нюансах, которые должен знать о продукте продающий сотрудник.

Ответственный руководитель всегда стремится превзойти установленную высшим руководством планку показателей, улучшить вчерашние результаты. РОП никогда не дистанцируется от коллектива настолько, чтобы не замечать возникающих трудностей у кого-либо из подчинённых: он всегда готов проконсультировать, проанализировать сложную ситуацию, перехватить неудачные переговоры, «дожать» готовую сорваться сделку.

Благодаря активному участию в продажах руководитель может оперативно отслеживать малейшие изменения в потребностях и запросах целевой аудитории.

Управленец

Руководитель продаж должен обладать такими качествами, как авторитетность, умение убеждать, инициативность. В конце концов, вся деятельность любого предприятия подчинена продажам, а задача РОПа — искать незанятые области продаж, формировать коммерческие предложения. Для этого необходимо выстраивать и поддерживать взаимодействие со смежными службами, подразделениями. Ведь нельзя ожидать, что маркетологи самостоятельно догадаются включить в график ещё один рекламный проект, а производственники и кладовщики самостоятельно рассчитают, на сколько процентов нужно повысить объёмы выпуска продукта, чтобы удовлетворить созданный РОПом спрос. Руководитель отдела продаж отвечает перед клиентами за репутацию компании, а кроме того, финансово заинтересован в бесперебойной работе отдела. Следовательно, РОП должен контролировать согласованность действий между различными службами.

Непосредственное административное управление подчинёнными — непростая, нервная, подчас утомительная работа. Немногие работники способны в течение всего дня бодро совершать звонки, общаться с клиентами, часто сталкиваясь с грубостью, агрессией, равнодушием собеседника. Если не контролировать рабочий процесс, менеджеры будут большую часть времени проводить впустую, невзирая на то, что кровно заинтересованы в уровне личных продаж. Руководитель должен выстроить систему нормативов, понятную каждому сотруднику и неукоснительно контролировать выполнение заданных показателей. С должным управленческим воздействием менеджеры способны показывать результаты, в несколько раз превосходящие их привычный уровень.

Оперативные обязанности и функции руководителя отдела продаж

Оперативные обязанности и функции руководителя отдела продаж

У большинства линейных руководителей, в том числе у РОПа, оперативная (текущая) работа отнимает большую часть рабочего дня, хотя при правильной организации и систематизации необходимых оперативных мероприятий этот процесс можно сократить до нескольких часов.

Обязанности, обеспечивающие непрерывное оперативное управление деятельностью отдела продаж:

  1. планирование — руководитель регулярно занимается составлением планов продаж на неделю, месяц, квартал или год, корректируя планы в соответствии с изменениями внешней или внутренней среды предприятия; план продаж должен дополняться расчётами ежедневного объёма реализации отдела и каждого сотрудника, а также содержать указания на необходимые действия, которые помогут достичь запланированных показателей;
  2. установление показателей ежедневной активности — каждый менеджер должен знать свою ежедневную норму продаж;. поскольку руководитель лично участвует в подборе персонала, он не вправе списывать производственные неудачи на неумелых или нерасторопных подчинённых, его задача — выстроить функционал каждого работника максимально эффективным способом;
  3. мотивация персонала — важнейший инструмент управления, который складывается из материальной и нематериальной частей; считается, что эффективным соотношением вознаграждения продающего менеджера является следующая формула: гарантированный оклад — тридцать процентов, мягкий оклад — десять процентов, премии и бонусы — шестьдесят процентов. Нематериальное поощрение может включать в себя предоставление дополнительных выходных, право частичной корректировки собственного графика, предоставление выбора времени отпуска, а также очень простой, но действенный способ мотивации — публичную, искреннюю похвалу за реальные достижения;
  4. организационная работа подразумевает распределение обязанностей между подчинёнными, регламентирование взаимодействия сотрудников, проведение ежедневных и еженедельных совещаний с целью корректировки допущенных ошибочных действий, схем, методов;
  5. контроль — это важный этап оперативной работы, выражающийся в составлении отчётности, аналитической работе (например, анализ среднего чека работника или отдела), настройке воронки продаж.

Стратегические обязанности

Стратегические задачи обеспечивают поддержание долгосрочных интересов компании: удержание положения на рынке, создание благоприятной репутации компании, достижение стратегических целей.

Занимая один из ключевых постов предприятия, РОП активно участвует в стратегической деятельности.

  1. Разработка бизнес-плана по продажам. Бизнес-план для отдела продаж — это карта развития предприятия. Поскольку реализация продукции является приоритетной задачей и смыслом существования любой компании, составление стратегического бизнес-плана должно начинаться с разработки плана продаж, который обеспечит прибыль. Только потом, определившись с необходимыми показателями, руководство начинает подсчитывать объём различных ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей.
  2. Потребительские свойства продукта. Руководитель отдела продаж может и должен инициировать изменение потребительских свойств выпускаемой продукции, поскольку ни маркетологи, ни высшее руководство, ни технические специалисты не взаимодействуют с целевой аудиторией напрямую и не имеют возможности немедленно замечать изменения спроса и потребностей клиента.
  3. Ключевые моменты стратегии продаж. Считается, что стратегией должны заниматься маркетологи и высший руководящий орган компании, однако руководитель отдела продаж должен обладать как минимум правом совещательного голоса в этом процессе. РОП ежедневно решает такие вопросы, как привлечение, удержание заказчиков, возврат утерянной клиентуры. Выстраивать генеральную политику без практических знаний РОПа о рынке неразумно.

Мотивация руководителя отдела продаж

Мотивация руководителя отдела продаж

Вознаграждение руководителя отдела продаж ни в коем случае не должно быть привязано к уровню его личных продаж. Некоторые директора прибегают к такому приёму, надеясь убить сразу двух зайцев — повысить продажи, а заодно компенсировать расходы на содержание РОПа. Но на самом деле подобная хитрость приводит к развалу отдела продаж. Руководитель — это прежде всего администратор, а не продавец, если же его доход будет зависеть от личных продаж, никто не заставит его заниматься управленческими функциями — он будет продавать.

Вознаграждение руководителя отдела реализации должно складываться из нескольких статей:

  • твёрдый оклад за фактически отработанное время — не более пятидесяти процентов;
  • плавающий оклад — его размер зависит от степени выполнения ключевых задач в отчётном периоде: результаты работы подразделения и каждого сотрудника; результаты подбора, обучения кадров;
  • бонусы — бонусная система стимулирует работников и их начальника продавать больше запланированного; например, в бонусную систему можно заложить требование превысить план на двадцать процентов, чтобы получить прибавку или указать необходимым условием ровную, бесперебойную работу отдела в течение месяца.

Необходимо учитывать, что сотрудник подобного уровня не ориентирован только на деньги. Руководитель должен иметь и нематериальные стимулы, которые подчёркивают его важность для компании.

Система отчётности РОПа

Руководитель должен организовать в отделе систему отчётности. Личные отчёты менеджеров анализируются, суммируются, затем на их основе регулярно составляется сводный отчёт подразделения.

Результаты анализа вносятся в таблицу:

  • объём продаж за заданный период;
  • полученная прибыль;
  • количество привлечённых клиентов;
  • доход в процентах;
  • количество повторных заказов;
  • общее количество продаж;
  • величина среднего чека и другие индикаторы.

Количество и характер показателей могут отличаться в зависимости от направления деятельности предприятия, однако РОП должен регулярно заниматься отчётностью, чтобы иметь возможность проконтролировать достижение заданных планом показателей.

Благодаря личным отчётам менеджеров начальник может делать выводы о продуктивности каждого работника и при необходимости принимать соответствующие решения.

Система отчётности РОПа

Должностная инструкция руководителя отдела продаж: описание обязанностей и функций

Утверждение на должность руководителя отдела продаж сопровождается подписанием соответствующего договора. Типовая инструкция для линейного руководителя состоит из нескольких параграфов, которые могут дополняться в зависимости от специфики деятельности компании или по желанию одной из сторон:

  1. общие положения описывают смысл и содержание должности, определяют список необходимых компетенций, устанавливают иерархию подчинения, закрепляют порядок приёма на работу и расторжения договора;
  2. раздел «Должностные обязанности» предусматривает описание базовых обязанностей руководящего работника: контроль за нормальным функционированием отдела, работа с документацией, плановая и аналитическая деятельность, расширение клиентской базы и т. п.
  3. Параграф «Права и ответственность» закрепляют за работником права, предусмотренные законодательством, а также особый перечень прав и полномочий, прописанный для данной должности: право принятия самостоятельных решений по ряду вопросов; постановка задач персоналу, право на информированность относительно вопросов, имеющих отношение к работе подразделения, и другие права. Ответственность руководителя проистекает из списка возложенных на него должностных обязанностей.

Кроме того, инструкция для линейного руководителя может содержать особый раздел, информирующий о специфических требованиях, предъявляемых начальнику отдела продаж. Эта часть инструкции говорит о личных качествах, которыми должен обладать РОП, — стрессоустойчивость, инициативность, аналитический склад ума, быстрая обучаемость. Раздел также дополняется требованиями, предъявляемыми к профессиональным знаниям и навыкам новоиспечённого руководителя.

Заключение

Если вы планируете сделать карьеру и занять кресло РОПа, мы рекомендуем самостоятельно изучить профессиональную литературу, написанную предпринимателями или посетить краткосрочные курсы: в большинстве высших учебных заведений обучают лишь теоретическим основам, которые зачастую успевают устареть к моменту выпуска молодого специалиста. Управление продажам — это интенсивная, ежедневная практика взаимодействия с рынком.

Руководитель отдела продаж — хлопотная, но почетная и востребованная профессия. Однако для достойного исполнения функционала данной должности недостаточно уметь продавать и иметь амбиции, соискатель должен обладать лидерскими качествами, коммуникабельностью, высокой работоспособностью. А главное — РОП всегда и при любых обстоятельствах должен оставаться лояльным к высшему руководству и всеми силами поддерживать интересы компании.

Основатели Business Booster
Статьи по теме
Close