Организующие схемы – это структурированные модели, которые помогают организации определить цели, установить роли и обязанности сотрудников, а также обеспечить эффективное взаимодействие между различными уровнями и отделами компании.

Они позволяют упростить процессы, устанавливают ясную иерархию и стандарты работы, что способствует улучшению коммуникации, координации и контроля. Кроме того, организующие схемы позволяют лучше понять, какие задачи выполняются в рамках каждой должности, и какие навыки и знания необходимы для успешного выполнения этих задач. Таким образом, владелец бизнеса может оптимизировать свою структуру, улучшить эффективность работы и принимать более обоснованные решения на основе ясного понимания процессов и связей между различными частями компании.

Не случайно оргсхеме посвящена значительная часть обучения в нашем акселераторе Business Booster. А в этой статье я простыми словами объясню, что это такое, из чего состоит и как работает. 

Что такое оргсхема простыми словами

Организационная схема (оргсхема) — это визуальное представление структуры и организации компании. Она отображает иерархию и связи между различными отделами, должностями и сотрудниками внутри организации.

Оргсхема может быть представлена в виде диаграммы, графика или другого графического представления. В ней указываются различные уровни управления, начиная от высшего руководства и до оперативного персонала. Каждый уровень представлен отдельной структурной единицей, и на оргсхеме показаны связи и отношения между ними.

Организационная схема также может включать информацию о функциональных обязанностях и ответственностях каждой должности, а также о взаимодействии между отделами и подразделениями. Это помогает сотрудникам и руководителям лучше понять структуру организации и их место в ней.

Оргсхемы играют важную роль в управлении бизнесом, поскольку они помогают оптимизировать коммуникацию, координацию и контроль внутри компании. Они также могут быть полезны при планировании изменений в организации, таких как реорганизация или введение новых подразделений. Путем использования организационных схем компании могут более эффективно управлять своими ресурсами и достигать своих стратегических целей.

Из чего состоит оргсхема? 

Любая организация состоит из семи основных отделений, каждое из которых выполняет свои функции и производит свой ценный конечный продукт (ЦКП). Отделения эффективно взаимодействуют, что и приводит к успешному предоставлению ЦКП всей компании. 

Чтобы компания стабильно развивалась, в её структуре должны быть нижеописанные отделения.

7-е отделение — «Управляющее». Здесь находится офис: владелец или совет директоров, определяющие общие цели и направление развития компании, а также все высшие руководители компании.

1-е отделение — «Построения». В этом отделении находятся функции, которые обычно выполняет служба персонала: найм и адаптация сотрудников, кадровое делопроизводство и другие. Одна из главных задач — анализ организованности работы всей компании для поиска её слабых мест.

2-е отделение — «Распространения». Отвечает за обеспечение доходом, достаточным для успешной деятельности и развития. Зона его ответственности — создание рекламы и продвижение продуктов потенциальным клиентам.

3-е — «Финансовое» отделение. Отвечает за управление всеми активами компании: деньгами, запасами материалов, товарами на складе, оборудованием и имуществом компании. Здесь идут сбор и учёт всех денежных поступлений, планирование и осуществление всех расходов.

Сюда же относятся контроль за использованием материалов, товаров и имущества и все виды отчётности, связанные с деньгами и материальными ценностями.

4-е отделение — «Техническое». Непосредственно здесь производится предоставляемый компанией продукт и находится всё необходимое, чтобы выполнить работу.

5-е отделение — «Квалификации». Отвечает за то, чтобы поддерживать и повышать уровень качества определённого ЦКП. 

Например, часто в ресторанах функция 5-го отделения выполняется лишь в отношении качества самой еды. Однако ЦКП ресторана включает не только еду, но и сервис: обслуживание зала, чистоту в зале и туалетах, наличие салфеток на столах и многое другое.

6-е отделение — «По работе с публикой». Публика в бизнесе — это люди, которые как-то связаны с нашей областью деятельности, в первую очередь те, кто могут стать нашими клиентами. После создания качественного результата его необходимо представить публике.

Внедрите в компанию оргсхему, включающую 7 основных отделений, чтобы скоординировать сотрудников разных направлений деятельности и ускорить развитие компании.

Какие проблемы в бизнесе позволяет решать оргсхема? 

Организационная схема (оргсхема) позволяет решать ряд проблем, с которыми компании могут столкнуться в своей деятельности. Вот некоторые из них:

Неясность ролей и ответственностей

Оргсхема помогает определить функциональные обязанности и ответственности каждой должности внутри организации. Это позволяет избежать путаницы и конфликтов внутри команды, а также установить ясные ожидания от каждого сотрудника.

Недостаточная коммуникация

Оргсхема способствует улучшению коммуникации внутри компании. Она показывает, какие отделы и сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, и создает основу для эффективного обмена информацией и идей.

Сложность иерархии

Если компания имеет сложную структуру и многоуровневую иерархию, оргсхема может помочь визуализировать эти связи и отношения. Это упрощает понимание структуры и позволяет сотрудникам лучше ориентироваться внутри организации.

Непрозрачность принятия решений

Оргсхема может отражать процесс принятия решений в компании, показывая, какие уровни и должности участвуют в этом процессе. Это помогает улучшить прозрачность и понимание того, как принимаются решения, и какие факторы учитываются.

Конфликты и дублирование функций

Оргсхема помогает выявить возможные конфликты и дублирование функций между отделами и должностями. Это позволяет оптимизировать структуру компании, устранить избыточность и повысить эффективность работы.

Планирование изменений и развитие

Оргсхема может быть полезной при планировании изменений в организации, таких как реорганизация, внедрение новых подразделений или перераспределение обязанностей. Она помогает визуализировать будущую структуру компании и оценить, как изменения повлияют на взаимодействие между различными частями бизнеса.

В целом, оргсхема позволяет упорядочить работу, улучшить коммуникацию, оптимизировать ресурсы и повысить эффективность бизнеса. Она помогает решить множество проблем, связанных с организацией и управлением компанией.

Почему стоит изучить оргсхему на Business Booster

Я всегда хотел сделать бизнес надёжным, стабильным и масштабируемым. По одной схеме можно сделать тысячу станков — мне хотелось, чтобы и весь бизнес был таким. Сначала я структурировал свою собственную компанию, затем через тренинги помогал делать это другим. А спустя время я разработал целую методическую программу, которая помогает систематизировать бизнес.

Разработанную мной оргсхему уже внедрили у себя тысячи компаний из 57 стран, и их владельцы сразу заметили результат. Бизнес стал понятным, структурированным и управляемым. По сути, это первый и базовый инструмент управления — скелет, на котором строится вся компания. 

Если вы хотите подробнее узнать об оргсхеме и как её внедрять, приходите на мой бесплатный мастер-класс «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».