Я много раз в статьях, видео и книгах рассказывал, что такое оргсхема и насколько она важна для управления бизнесом. В этот раз я разберу более узкую область — организационно-финансовую схему в компании. 

Организационно-финансовая схема бизнеса — это структура, которая показывает, как организовано управление финансами компании, каким образом она получает доходы, расходует средства и решает финансовые вопросы. Она включает бюджет, финансовый план, финансовые отчеты и т.д. Организационно-финансовая схема помогает бизнесу прозрачно и эффективно управлять финансами, избегать задолженности и проблем с налоговыми органами, и, в конечном итоге, достигать финансовой устойчивости и роста.

Какие проблемы возникают при неправильной организационно-финансовой структуре

1 Низкая эффективность управления финансами

Это означает, что компания тратит больше денег, чем необходимо, не получает достаточное количество доходов, не может выплатить свои долги и не может реализовывать свои стратегические планы.

2 Неполная отчетность

Когда компания не может эффективно управлять своими финансами, могут возникнуть трудности связанные с составлением отчетности, что может привести к неправильному подсчету доходов и расходов компании. Недостаток прозрачности и контроля в организации может привести к неполной отчетности и необоснованным решениям по расходованию средств. 

3 Нарушение законодательства

Один из примеров такого нарушения может быть невыполнение компанией своих обязательств перед налоговыми органами, что может привести к серьезным проблемам, многократному увеличению суммы задолженности и т.д. Причем, речь не об умышленном нарушении, а именно об ошибках в управлении финансами, которые возникают из-за отсутствия чёткой структуры.  

Какие функции должен выполнять финансовый отдел в компании

1. Бухгалтерский учет

Учет включает в себя регистрацию финансовых документов, ведение баланса, подготовку отчетов о прибылях и убытках и их передача в налоговые органы. Отдел бухгалтерского учета необходим для контроля за финансовыми потоками и оптимального управления ресурсами компании.

2. Финансовый анализ

В финансовый анализ входят анализ бухгалтерской отчетности, вертикальный и горизонтальный анализ, анализ показателей доходности, рентабельности, ликвидности, кредитоспособности и др. Цель финансового анализа — определить устойчивость компании, её способность выполнять обязательства и создавать добавленную стоимость для своих владельцев.

3. Финансовое планирование

Это важнейшая функция в любой компании, от которой напрямую зависит её успех и достижение целей. Без финансового планирования невозможно разрабатывать долгосрочную стратегию бизнеса и адекватно распределять бюджет на текущие расходы. 

4. Финансовое управление

Это управление всеми активами компании: деньгами, запасами материалов, товарами на складе, оборудованием и имуществом компании. Здесь идут сбор и учёт всех денежных поступлений, планирование и осуществление всех расходов.

5 основных ошибок при организации работы финансового отдела

1. Недостаточная компетенция сотрудников

Из-за того, что это достаточно узкая специализация, у HR-менеджера и владельца компании не всегда хватает собственных знаний, чтобы определить профессионализм кандидата. Поэтому в компании, во-первых, должны быть прописаны должностные инструкции. Во-вторых, к найму сотрудников в отдел обязательно нужно привлекать финансового директора. 

2. Недоверие владельца

Большинство собственников не спешат делегировать финансы своим заместителям, потому что боятся потерять деньги и контроль над компанией. Если владелец сам управляет бюджетом, то он единственный в компании, кто в курсе доходов и расходов. И у него одного есть ​убеждённость, что он может управлять этими деньгами, то есть он единственный, кто в этом разбирается. Так быть не должно.

3. Нет чёткого распределения обязанностей

Когда в компании нет оргсхемы, которая распространяется на финансовый отдел, возникают ситуации, когда все делают всё и никто не несёт ни за что ответственность. При правильной оргструктуре все функции закреплены за конкретными должностями.  

4. Недостаток контроля

Я не имею в виду, что руководитель должен дышать подчинённым в затылок и требовать отчёт за каждое действие. Речь о том, что у сотрудников должно быть еженедельное планирование, их продуктивность должна измеряться статистиками. А задача руководителя — координировать их между собой и следить, чтобы подчинённый не сбился с курса. 

5. Неправильное использование технологий

Правильно подобранные и настроенные инструменты могут значительно упростить работу финансового отдела. Однако некоторые компании экономят на инструментах и обучении сотрудников, что приводит к ошибкам и неполноценной работе отдела.

Примеры оргсхемы финансового отдела

Рассмотрим несколько примеров оргсхемы финансового отдела. За долгие годы работы с бизнесами мы выработали структуры под разные типы компаний. 

Линейная структура

В этом случае финансовый отдел начинается с главы, который непосредственно контролирует остальных сотрудников. В подчинении у главы могут быть директора финансов, бухгалтеры, аналитики, и так далее, в зависимости от области ответственности конкретной команды.

Консультативная структура

В такой структуре финансовый отдел может быть структурирован на две команды — внутреннюю и внешнюю. Внешний финансовый отдел может быть составлен из консультантов, которые будут оказывать услуги внутреннему отделу.

Смешанная структура

В этой схеме финансовый отдел может включать две и более команды — различные подразделения, каждое из которых имеет свою связь и начальника. Например, одно подразделение занимается бухгалтерским учетом, второе анализом, третье финансовым планированием и т.д.

Финансы — важнейшая часть всей оргсхемы компании, от которой зависит работа всего бизнеса и его будущее. Неправильная финансовая структура может привести к непредвиденным проблемам, в том числе неэффективному управлению ресурсами и недостаточному контролю процессов. Чтобы не допускать подобных ошибок, приходите мой мастер-класс «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».