Как контролировать свой бизнес в Интернете? Система управления бизнесом онлайн

Сегодня мы поговорим о том, как владельцу бизнеса управлять своей компанией через Интернет.

Мы публикуем короткую версию. Полную версию видео Валентина Василевского об управлении компанией онлайн смотрите ниже.

Для кого это может быть полезно?

Первый вариант. У вас есть физический офис, например, в Новосибирске, а вы хотите жить в Испании или Майами, пока в Новосибирске холодно. Например, сейчас начало февраля, и я нахожусь на Бали. Я управляю своей компанией онлайн. И мне так просто нравится! Я не люблю жить в холоде.

Второй вариант. У вас вся компания работает онлайн, у вас даже офиса нет. Все сотрудники работают удаленно в разных городах и странах. Это как раз мой случай. Я уже 6 лет занимаюсь построением таких удаленных онлайн-компаний.

Третий вариант. Вы хотите увеличить количество сотрудников, которые работают удаленно. У вас есть офис, вам нравится жить в том городе, где вы живете. Но вы думаете, что в этом что-то есть, когда часть команды работает онлайн. И вы правы.

Причины разные, но суть одна: вам нужно как-то организовать управление бизнесом онлайн.

Зачем могут быть нужны владельцу бизнеса удаленные сотрудники и контроль бизнеса онлайн?

Первая причина — это доступ к очень широкому рынку труда. Когда вы ищите сотрудника только в вашем городе, вы очень сильно ограничены по уровню зарплаты, уровню квалификации и рынку труда именно в этом регионе. Когда вы начинаете набирать сотрудников, вне зависимости от того, где они живут и работают, — вы получаете доступ к огромнейшему рынку.

Вы можете найти людей дешевле, или более компетентных за ту же цену, или вообще какие-то уникальные комбинации. И, конечно, это особенно важно, когда вы начинаете бизнес, потому что ресурсов у вас мало, и вам нужно выжать из рынка труда максимум для своей небольшой компании. Но даже если у вас достаточно крупная компания уже, это тоже может быть очень полезно. Пример — банк “Тинькофф”, у них очень большое количество сотрудников работают онлайн, даже колл-центр и курьеры, которые привозят карты, — все они работают удаленно.

Второе, как я уже сказал, — это отличная возможность для экономии ресурсов. Сотрудник, который работает удаленно, использует свой компьютер. Вам не нужно покупать ему компьютер, не нужно платить за офис, за расходники, за интернет. Вы просто получаете чисто его труд, его работу, вклад в создание вашей ценности, которую вы даете вашим клиентам.

Ну и третье —  вы можете превратиться в цифрового кочевника. Сейчас есть такое понятие “digital nomad”. Я могу жить на Бали, в Лос-Анджелесе, Берлине, Сочи. Не бывает такого, чтобы я больше 3-х месяцев жил на одном месте. Я люблю переезжать. Допустим, последние 3 месяца, мы с супругой путешествуем по юго-восточной Азии. Мы в ноябре выехали и посетили Японию, потом Тайвань, затем Сингапур. И теперь 2 месяца мы живем на Бали. Если вы хотите получить такой лайфстайл, хотите путешествовать, независимо от того, какой у вас бизнес: онлайн или офлайн, вам нужно выстроить компанию так, чтоб вы могли управлять ею удаленно.

Сегодня я расскажу, что для этого нужно делать. Конечно, только самые основные моменты. Чтобы узнать более подробно — приходите на программу “Business Booster”, в наш бизнес-акселератор, там это один из результатов, который мы даем. Вы сможете все это выстроить, а не просто прочитать об этом в короткой статье.

С чего начать?

Во-первых, для вас должно быть реально то, что можно работать онлайн. Я начинал работать удаленно, когда еще работал в офисе. Я был совладельцем стартапа и одновременно сотрудником компании. У меня был высший руководитель — создатель этой компании, генеральный директор. Я стал с ним договариваться: ”Давай я часть дней буду работать дома? Потому что я делаю то-то и то-то. И мне нет большого смысла сидеть в офисе все эти дни”.  Все, я договорился, и для меня это стало реальным — часть времени работать дома. Самоорганизовываться, работать тогда, когда мне удобно и показывать результат. То же самое должно быть доступно для вас. Если вы владелец бизнеса — для вас удаленная работа должна быть реальной. Если вы никогда не пробовали работать из дома или в гостинице, или в путешествии — попробуйте. Даже если у вас есть “физический” офис. Для вас это должно стать реальным, тогда вам будет легче организовывать работу ваших сотрудников.

Второе — у вас должен быть высокий личный уровень самоорганизации. Потому что я знаю таких людей, которые не могут себя заставить работать или учиться, если они не находятся в офисе.

Вот у нас, например, “Business Booster” — это онлайн-акселератор. Это бизнес-акселератор, который наши участники, владельцы бизнеса, проходят онлайн. И некоторых мы не можем взять на эту программу, как бы они ни хотели. Потому что для них просто нереально то, что они должны самостоятельно себя мотивировать и работать над своим бизнесом. Заходить в онлайн-платформу, смотреть уроки, общаться с тренером по бизнесу, проводить совещания с командой. И делать это без какого-то такого офлайн-окружения, без школы, без надзирателей с палкой, которые стоят и стучат по голове. Поэтому задайте прежде себе вопрос: есть ли у вас достаточный уровень самоорганизации? Это то, что касается именно вас, вашего состояния, как владельца бизнеса, ваших идей относительно этого.

Третье — вы должны воспринимать компьютер сотрудника, который работает удаленно, как часть вашего офиса. И вы должны ему транслировать эту идею. Когда он сел работать за компьютер, он уже не дома. И вокруг уже не его комната, не его квартира. Вокруг него — часть офиса. Он должен организовывать свое пространство, чтобы быть эффективным.

Конечно, вы должны давать ему определенные стандарты. Например, когда у нас люди приходят на удаленную работу, все удаленные подрядчики обязательно пишут, в какой комнате стоит их компьютер, кто еще работает за их компьютером, использует ли кто-то другой, какова конфигурация компьютера. Обязательно прогоняется тест на скорость интернета, интернет должен быть хорошим, безупречным, проверяется связь и т. д. То есть этот компьютер и та комната, где он работает, становятся офисом. Вы должны понимать это, и ваш сотрудник тоже должен это понимать. Приступил к работе — это уже не твой компьютер.

Еще на этапе адаптации, когда человек к вам приходит, он должен настроить компьютер таким образом, чтобы тот соответствовал стандартам работы вашей компании. У вас должны быть организованы средства коммуникации, чтобы сотрудники могли общаться, должна быть корпоративная почта, должна быть корпоративная база знаний, набор инструкций по работе, доступ к политикам компании относительно того, как вы работаете, куда вы идете, относительно вашей идеологии, цели, замысла и т. д. Вы должны создать такую инфраструктуру, которая наполнена, с одной стороны — смыслом, то есть человек понимает, зачем это делается, с другой стороны — эта инфраструктура  должна создавать реальный эффект присутствия. Я подробнее расскажу, какие инструменты для этого можно использовать.

Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >

Как необходимо наладить контроль

Естественно, если сотрудники у вас работают онлайн,  у вас должен быть достаточно хороший контроль за ними. Вообще контроль — это нормально. Чтобы вы понимали, что такое контроль, я поясню: я имею в виду “контроль” в смысле английского глагола “to control” — управлять. Контроль в том смысле, что ваша компания должна быть управляемой.

У вас должны быть три точки контроля: контроль усилий, контроль соблюдения технологии и контроль результатов.

Расскажу о каждой из них подробнее.

Первое — контроль усилий. Это самая простая вещь. Но очень часто, когда люди пытаются организовать удаленную работу, они о ней забывают. И из-за этого получают очень много проблем.

Что такое контроль усилий? Вы должны не только контролировать, что человек производит, какие результаты он делает, но и какие усилия он для этого совершает. Ведь когда сотрудник работает онлайн, у него огромный соблазн отвлечься, пойти выпить чашечку кофе, вообще прилечь поспать или еще что-нибудь. Надо понимать: вот вы взяли человека на работу — а он вообще там работает?

Эта идея вроде очевидна, но я знаю множество онлайн-предпринимателей, которые нанимают людей и понятия не имеют, как человек работает, где он работает, работает ли он вообще. А потом удивляются: у одного сотрудника хорошие результаты, а у другого — плохие. Но чтобы понять, почему у человека плохие результаты, надо хотя бы понять, делает ли вообще что-то, чтобы результат получать? Понятно, что, может быть, человек некомпетентный, и тогда, сколько не работай, толку не будет. А может быть, человек компетентный, профессиональный, одаренный, талантливый, но он просто ничего не делает для вашей компании.

Контроль усилий есть общий и специфический. Общий контроль усилий — то, что используют в моих компаниях уже 6 лет, это контроль рабочего времени. Мы используем для этого сейчас программу “Time Doctor”. Это онлайн-сервис, который позволяет отслеживать рабочее время сотрудников. Сотрудник сам учитывает  время, и потом мы можем понять, выполняет ли он свои обязанности, сколько времени он использует на выполнение той или иной задачи. Сервис довольно удобный, при этом он позволяет оценивать еще и эффективность. Об эффективности мы поговорим попозже.

Есть специфический контроль усилий. Например, если у вас отдел продаж удаленный, то очень просто контролировать через IP-телефонию усилия отдела продаж с точки зрения того, сколько звонков осуществляется. Наверняка вы это уже делаете. Вы просто смотрите, какое количество часов конкретный сотрудник “назвонил”. Это не говорит вам ничего о качестве звонков, это просто контроль усилий. Но так как помимо звонков у тех же менеджеров по продажам есть еще другие функции, например, обучение или разбор своих звонков, то если вы не контролируете время, то вы не знаете, что и в каком объеме помимо звонков он делает, и IP-телефония вам здесь не поможет. Но IP-телефония тоже важный и хороший параметр — это объективный параметр контроля усилий для отдела продаж.

Что еще можно использовать для контроля усилий? Любые объективные численные параметры, например, количество обработанных заявок по CRM. Тоже непонятно, каким качеством они обработаны — пока мы не знаем. Но мы смотрим: Петя обработал 500 заявок по CRM, Маша обработала — 200. Соответственно мы видим: Петя столько-то усилий совершил, Маша столько-то. Не факт, что Петя лучше работает, может он портит эти заявки, но мы видим, какие усилия он совершает. Это тоже важно.

Второе — контроль соблюдения технологии. Есть технология создания продукта, есть технология управления, есть технология продажи, есть масса технологий, когда вы занимаетесь бизнесом. Понятно, что у вас, может быть, бизнес еще пока не такой уж систематизированный. И вы думаете, что не знаете, какая у вас технология. Но, на самом деле, какая-то технология у вас есть, и нужно контролировать ее соблюдение. Первое, опять, — “Time Doctor”. Это универсальный инструмент для контроля и усилий, и технологий.  “Time Doctor” помимо учета времени, еще делает скриншоты каждые 3 минуты. Я вам скажу, что об этом знают абсолютно все сотрудники. И это также позиция компании. В моих компаниях “Time Doctor” работает больше 5 лет. И практически ни разу не было такой проблемы, что сотрудник не согласен, что его будут контролировать, смотреть, что у него происходит на компьютере. Просто такая позиция: когда вы начали работать на компьютере на компанию — это превращается в ваше рабочее место. И все, что там происходит, естественно, относится к компании, за это человеку платят.

Очень удобно в компании делать так называемые “направляющие формы и проверочные списки”. Проверочные списки еще называют “чек-листы”. Это определенные формы, которые сотрудники обязаны заполнять, когда они что-то делают. Например, когда в моих компаниях происходит создание видеоролика, есть определенная направляющая форма, которую заполняют сотрудники. Название ролика, ссылка на исходник, текстовое описание, ключевые слова для YouTube, в какой плейлист будет добавлено и статусы (в каком статусе сейчас находится обработка). Например: передано на монтаж, смонтировано, выложено на YouTube. И такая интерактивная направляющая форма с чек-листами позволяет сделать технологию воспроизводимой и позволяет очень легко контролировать соблюдение технологического процесса. Руководитель всегда может зайти и посмотреть: есть ли описание, есть ли теги. Если теги неправильные, соответственно, руководитель может скорректировать сотрудника, который эти теги добавлял. Таким образом, направляющие формы, чек листы — это очень классный инструмент для контроля за соблюдением технологии.

Третье — контроль результатов. Здесь достаточно просто. Это делают большинство владельцев бизнеса, руководителей. Вы принимаете конкретный результат, который произвел человек. Насколько ролик или продающая страница, совершенная консультация вообще соответствуют тому, чего вы ожидали.

Контроль результатов может быть качественный и количественный. При качественном — вам нужно смотреть туда, разбираться. Количественный контроль результатов можно отслеживать по KPI — ключевым показателям эффективности, или как мы их называем “статистикам”. Т. е. у вас есть определенные цифровые графические показатели, по которым вы оцениваете объем произведенного продукта, объем результатов того или иного сотрудника.

Таким образом, у нас получается 3 точки контроля. Они позволяют управлять бизнесом онлайн.

Какие онлайн-инструменты использовать?

Как я уже сказал: “Time Doctor ”— незаменимый инструмент, по крайней мере, для меня. Второе, что я рекомендую использовать — “Google G Suite” — комплекс программ от компании Google для бизнеса. Это корпоративная почта, корпоративный Google Drive, куда можно заливать неограниченное количество материалов и информации, видео, и т. д. Это, соответственно, корпоративный YouTube -аккаунт у каждого сотрудника, куда сохраняются все проведенные встречи через специальные YouTube -трансляции. То есть сотрудники могут, используя Google, общаться по видеосвязи. Альтернатива этому сейчас — “Zoom”, там более качественная связь. Мы сейчас используем и то, и то в зависимости от цели. В любом случае, Google-документы, Google-таблицы, Google-почта — все это соединяется в единую систему и довольно удобно. Пока нет более крутых специализированных платформ, это хороший инструмент.

Для управления паролями есть специальная программа для менеджмента паролей —“LastPass”. Тоже прекрасно подходит для бизнеса. Очень навороченная, с одной стороны, с другой стороны — достаточно просто ею пользоваться на таком, базовом уровне.

Следующая программа, которую я могу вам рекомендовать, это какой-то мессенджер для общения. Обычно — это “Telegram”. Мы используем “Telegram”, еще можно использовать “Slack”. Обе эти платформы имеют плюсы и минусы. “Telegram” бесплатный, “Slack” —платный, “Telegram” уже и так люди используют, он у них установлен, “Slack” — нужно устанавливать отдельно. У обоих этих мессенджеров есть классные преимущества. Это масса интеграций с различными сервисами, можно настраивать, чтобы туда попадала информация из почты, например. И это довольно удобно.

Ну и последнее, что бы я вам рекомендовал, — это какой-то планировщик задач. Конкретные порекомендовать не могу, их масса. Все они неидеальные. Мы сейчас в партнерстве с одним очень крутым разработчиком делаем такую платформу, которая будет устраивать нас полностью. Тогда я уже смогу вам порекомендовать. Мы ее будем внедрять в нашей компании и в бизнесах всех клиентов, которые проходят Бизнес-акселератор Business Booster.

Я дал основные данные о том, как наладить управление бизнесом онлайн, понятно, что за кадром осталось масса всего. Но это — самое важное, то, что вам позволит уже приступить к работе с вашими сотрудниками удаленно.

Совладелец и управляющий партнер компании Business Booster, к.т.н., эксперт по созданию системных онлайн-школ, эксперт по созданию рекрутинговых автоворонок
Close