В компаниях анализ бизнес-процессов (АБП) выполняют чаще всего для того, чтобы оптимизировать те впоследствии, то есть упорядочить, упростить, соответственно, снизив задержки при их осуществлении и уменьшив издержки. Рассказываем, что собой представляет процедура, какой бывает и как выполняется.

Понятие анализа бизнес-процессов

Под АБП подразумевается сбор данных, по которым можно охарактеризовать структуру бизнес-процесса, собрать ключевые показатели. К примеру:

• Стоимость как самого процесса, так и отдельных его элементов (оплата труда задействованных сотрудников, оплата связи, амортизация и пр.).
• Качество. Если это внешний потребитель БП, например, клиент компании, этот показатель можно оценить по наличию и количеству жалоб, количеству брака, нештатных ситуаций, когда не выдерживались сроки или не удовлетворялись требования.
• Инструменты для управления. Их анализируют, чтобы убедиться в необходимости автоматизации операций и т. д.

Выполняя анализ бизнес-процессов на предприятии прежде всего непосредственно описывают их, после чего перечисляют исполнителей, указывают относящиеся к БП документы. Благодаря этому удаётся выявить проблемные места, из-за которых страдает качество предоставляемых компанией услуг и теряется прибыль. Также процедура позволяет найти возможности исправить ситуацию или упростить, оптимизировать, автоматизировать операцию, чтобы предприятие получало от неё больше выгод.

Выполнять анализ бизнес-процессов в организации рекомендуется регулярно, причём особенно в моменты, когда начинаются неприятности с клиентами, когда растут расходы и появляется кассовый разрыв, когда компания становится менее конкурентоспособной. Другие случаи — проведение реструктуризации (когда надо построить более эффективную оргструктуру), реинжиниринга БП, а также масштабирование, выход на новые рынки.

Виды анализа БП

Чаще всего, инициируя процедуру, в компаниях собирают нужные данные по стоимости, качеству, производительности, другим важным для неё показателям и анализируют их в динамике. Однако этого может быть недостаточно, из-за того что при таком изучении упускаются многие важные детали.

Гораздо разумнее применять два вида анализа бизнес-процесса, позволяющих получить более детальную картину.

Качественный анализ

По сути, это аналитическая деятельность, при которой изучаются субъективные оценки: как выполняется работа, соответствует ли она требованиям и пр.

Варианты реализации:

• SWOT-анализ. Он сводится к выявлению сильных и слабых сторон процесса, а также моментов, которые можно улучшить, и имеющихся угроз. При применении этого метода анализа бизнес-процессов обычно составляется таблица, куда и вносятся перечисленные данные. К примеру, сильные стороны — процесс автоматизированный), слабые — регулярно срываются сроки поставки. Соответственно, что можно улучшить: подумать, как сократить сроки, иначе это будет угрожать компании потерей клиентов, прибыли либо ухудшением качества, если сотрудники поспешат и уложатся в сроки в ущерб ему. Чтобы получить данные для SWOT-анализа, проводят опрос руководителей, сотрудников.
• Выделение проблемных областей. При применении этого метода составляют схему процесса с указанием функций, исполнителей, после чего отмечают на ней зоны, где есть проблемы. Например, если не выдерживаются сроки поставки, то проблема может быть в несвоевременной закупке сырья или нехватке рабочих рук. Другой вариант — когда не прописаны должностные инструкции, и сотрудники не выполняют свою работу в полной мере, из-за чего производство простаивает. Когда проблемы найдены, обсуждают наиболее эффективные пути их решения и решают их.
• Ранжирование БП. Это метод анализа, при котором разбираются все операции организации, находящиеся в фокусе, после чего оценивается важность и эффективность каждого из них. По итогам выбирают те, что незамедлительно нуждаются в оптимизации. Как правило, проводится всё очень оперативно, во время мозгового штурма. Но полностью полагаться на такие результаты не стоит (особенно для долгосрочных проектов) из-за высокой субъективности метода.

Также может применяться ещё один способ — исследование процесса по отношению к конкретным требованиям, применяемым для БП в тех или иных отраслях. То есть в этом случае анализируют деятельность на соответствие принятым стандартам. При этом также собирают всю информацию, изучают её и ищут пути улучшения, оптимизации операции.

В любом случае опираться только на данные субъективных оценок не рекомендуется, если только их не собирает специалист с большим опытом, подходящий здраво к процедуре.

Количественный метод анализа бизнес-процессов

Он предполагает изучение ключевых показателей:

• Процесса. Имеются в виду данные, которые характеризуют его течение и описывают затраты на него. К примеру, сколько времени тратится, денег, сырья, сколько сотрудников задействовано. При этом важно учитывать факторы, влияющие на цифры (сезонные колебания, например).
• Продукта (товара или услуги). Прежде всего это объём произведённой продукции (и соответствует ли он плану), наличие брака и т. д.
• Степень удовлетворённости потребителей (внутренних и внешних). То есть довольны ли они продуктом, качеством сервиса, сроками поставки и пр.

В рамках такого анализа можно изучать бизнес-процесс в сравнении с аналогичными процессами предприятий-конкурентов, например, сколько функций он предполагает, сколько персонала задействовано, есть ли автоматизация. По итогам легче судить об эффективности бизнеса и выявлять пути её повышения.

Показатели эффективности бизнес-процессов

Выделяют ряд количественных показателей БП, указывающих на их эффективность и рассчитывающихся по формулам:

• Сложность. Параметр показывает, насколько сложна структура БП. Для расчёта количество уровней декомпозиции модели БП делят на сумму экземпляров.
• Процессность. Параметр указывает, процессный ли БП или проблемный. В последнем случае отсутствуют причинно-следственные связи между экземплярами модели БП. Для расчёта количество таких «разрывов» делят на сумму классов БП.
• Контролируемость. БП контролируемый, если количество его собственников равно сумме их классов. От этого параметра зависит эффективность управления.
• Ресурсоёмкость. По этому показателю судят об эффективности использования ресурсов. Для расчёта их количество делят на количество результатов БП.
• Регулируемость. Это параметр, указывающий на уровень регламентации БП (регулируется ли он нормативными документами). Для расчёта их количество делят на количество классов БП.

Технология Process mining для анализа

Process mining — это процессная аналитика. По сути, это совокупность методов и подходов для визуализации и анализа бизнес-процессов. При применении технологии изучается журнал событий, который есть в современных информационных системах, и по результатам строится модель исследуемого процесса.

Благодаря этому можно выявить:

• ненужные циклы согласования;
• ненужные функции;
• неэффективных исполнителей;
• действия сотрудников, из-за которых ухудшились показатели, и пр.

Также технология позволяет наглядно увидеть, как развивается процесс и как изменится после оптимизации. Правда, из-за того что анализ возможен лишь при наличии событий в журнале, применять технологию можно только там, где эти журналы есть. Речь идёт о BPM-системах, ERP и других ПО.

Управление бизнес-процессами как путь к повышению эффективности работы

Любая компания — это последовательность функций. В то же время в ней будут выделяться повторяющиеся действия, операции, которые определяют всю её деятельность и напрямую влияют на прибыль и успех в бизнесе. Соответственно, чтобы управлять прибылью, важно научиться управлять бизнес-процессами и регулярно оптимизировать их.

Это сложный поэтапный процесс, включающий:

• Инвентаризацию. Для этого надо выявить все выполняемые бизнес-процессы, хоть это и непросто, поскольку их не всегда можно «увидеть». Чтобы лучше справиться с задачей, рекомендуется опрашивать сотрудников, руководителей подразделений, анализировать типовые отраслевые классификации бизнес-процессов. Это можно делать самостоятельно или с помощью приглашённого консультанта.
• Описание БП. На этом этапе изучают последовательность действий сотрудников при выполнении тех или иных операций. Потом описания анализируют на предмет наличия проблемных зон. Позже по ним составляют регламенты для сотрудников.
• Организацию. Этап предполагает построение внутренней структуры БП — описание хода, используемых ресурсов, руководства, документов, регламентирующих его.
• Контроль БП. На этом этапе анализируется структура процесса, отслеживаются показатели, по результатам которых также можно говорить о его совершенствовании.
• Контроль загрузки сотрудников. Для его осуществления устанавливаются стандарты затрачиваемого времени, на которые нужно ориентироваться, и оцениваются показатели сотрудников. Если цифры не совпадают, разбираются почему и корректируют их.
• Учёт расходов. Имеются в виду затраты по бизнес-процессам. Особенно этап актуален, когда падает прибыль организации, поскольку он позволяет понять, что стало причиной: рост стоимости сырья, обслуживания оборудования и т. д. Исходя из этого, решают проблему.
• Анализ сбоев. Выявляются проблемные места в БП, из-за которых теряется прибыль.
• Оптимизацию процессов. По сути, это их совершенствование, реорганизация, проведённые по результатам анализа.

Выводы

Анализ бизнес-процессов — одна из важнейших процедур, позволяющая предприятиям успешно расти и развиваться. Проводиться она должна регулярно и особенно в моменты, когда ухудшается контролируемость, финансовое положение либо когда компания просто осваивает новые направления в бизнесе.

Важно отметить, что универсальных методик, способов для проведения анализа бизнес-процессов нет. Желательно изучить все инструменты, а затем выбрать наиболее подходящие для вашего бизнеса.