Распространённая ситуация: вы ставите задачу сотруднику и она не выполняется. Вы напоминаете, ставите ещё раз, но человек всё равно забывает о ней или отдаёт предпочтение другим задачам, а вы слишком поздно узнаёте, что он всё испортил. Тогда у вас возникает вопрос: «Неужели нельзя выполнить эту задачу сразу, без дополнительных напоминаний?» 

В этой статье я расскажу, как контролировать сотрудников так, чтобы задачи выполнялись, а вы не тратили много времени на напоминания.

Способ 1: «дедовский блокнот»

Руководители приучают своих подчинённых к неисполнению тем, что ставят задачи, а потом забывают о них. Поэтому наличие документа со списком дел даст рывок в производительности. 

Это может быть электронная таблица Google, приложение в смартфоне, специальная программа или что-то другое. Идея в следующем: как только вы поставили задачу подчинённому — сразу запишите её. А затем ежедневно проверяйте этот список задач и контролируйте стадию выполнения работы.

Наиболее эффективно создать в своём блокноте или таблице отдельные страницы под каждого подчинённого и распределять задачи между ними, а не собирать всё в кучу. Тогда, встретившись с человеком, вы сразу сможете открыть его страницу и посмотреть на объём задач, которые он должен выполнить. 

Это эффективный способ, но у него есть несколько минусов:

• Сложно отслеживать прогресс;
• Нет обратной связи от сотрудника: непонятно, принял он задачу или нет;
• Нужно общаться с сотрудником, чтобы понять, что происходит с задачей;
• Задача стоит только в вашем блокноте, не факт, что сам сотрудник помнит о ней.

Способ 2: Task-менеджеры

Это разные программы и облачные сервисы, которые предназначены для управления задачами. Они работают так же, как «дедовский блокнот», однако поставленную задачу видите не только вы, но и сотрудник. Также вы можете видеть статусы задач: взял её сотрудник в работу или нет, на каком этапе выполнения она находится. Task-менеджер не позволит забыть о задаче и сделать вид, будто её не было, поэтому сотрудник не сможет её игнорировать. Но у этого способа также есть недостаток:

Task-менеджер забивается невыполненными задачами

Представьте, вы начинаете использовать Task-менеджер с большим энтузиазмом: ставите задачи, добиваетесь от подчинённых, чтобы они их приняли, а через неделю открываете программу и видите, что всё светится красным — это сгоревшие дедлайны. 

По этой причине 80 % тех, кто начинает вести Task-менеджер, позже его забрасывает. Потому что им больно смотреть, как всё, что они запланировали, проваливается. 

Способ 3: системы учёта рабочего времени

Этот способ лучше всего подойдёт для контроля удалённых сотрудников. В офисе руководитель может подойти и посмотреть, чем занят подчинённый, но когда все работают из дома — эта возможность пропадает. Некоторые люди ленятся выполнять рабочие задачи, когда никто не стоит у них за спиной и не требует этого. Поэтому часто переход на удалёнку приводит к снижению эффективности команды и всей компании в целом. 

Мы в Visotsky Inc. используем системы учёта рабочего времени, а именно программу Time Doctor. Когда подчинённый начинает работать, он прописывает название задачи и запускает программу. После этого Time Doctor раз в несколько минут делает снимки экрана. По ним легко понять, чем сотрудник занимался на самом деле в рабочее время. 

Так руководитель может понять, какими задачами занимается подчинённый и сколько на них уходит времени. 

Максимальный эффект от этих способов вы получите, только если использовать их в связке с инструментами управления: планированием, оргсхемой, статистиками и другими. Как внедрить эти инструменты в свой бизнес, смотрите на моём бесплатном мастер-классе. 

Вывод

Есть 3 способа контроля сотрудников:

1. «Дедовский блокнот»;
2. Task-менеджеры;
3. Системы учёта рабочего времени.